Diesen Fehler vermied Daniel Zimmermann, als er sich gemeinsam mit seinem Vater vom papiergestützten Rechnungsversand verabschiedete. Ihr Unternehmen, die in Göppingen beheimatete August Mink KG, kurz: Mink-Bürsten, beliefert 14 000 Kunden weltweit mit Bürsten für den maschinellen Gebrauch und setzte zuletzt rund 22 Millionen Euro um. Nach Installation des Dokumenten-Management-Systems (DMS) ELO, das rund 90 000 Produkte abbildet und Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen automatisch aus dem ERP-System übernimmt, entschieden sich die beiden Unternehmer, auch den Rechnungsversand elektronisch zu steuern - und zwar per Fax.

Pro und contra SAP

Schnell rechnet Zimmermann junior das beeindruckende Sparprogramm für jährlich rund 38 000 Rechnungen durch: Weil Kosten für Porto, Briefpapier und Umschläge entfallen, bleiben umgerechnet 35 000 Euro in der Kasse - den Verwaltungsaufwand fürs Ausdrucken, Falten, Einkuvertieren und Frankieren noch nicht eingerechnet. Doch der tatsächliche Wert der Lösung geht weit über den Kostenaspekt hinaus, was dem Chefcontroller erst sukzessive klar wurde. „Zwar ahnten wir, dass der neue Rechnungsversand auch unseren Kunden gefällt“, skizziert Zimmermann die Auswirkungen der IT. Entscheidender sei aber die Prozessbeschleunigung, die das DMS auslöst. „Der Komfort für Mitarbeiter und Kunden ist enorm.“ Kaum ist der Anrufer in der Leitung, schon hat das System alle Daten und Dokumente auf den Bildschirm gezaubert.

Diesen Beispielen zum Trotz rücken die Prozessrelevanz der IT und der erhöhte Kundenservice erst mit Verzögerung in den Fokus des Managements.