Herausforderungen RPA, KI und digitale Ökosysteme

Ist das noch ERP - oder kann das weg?

25.06.2019
Von   IDG ExpertenNetzwerk


David Lauchenauer ist seit 1988 als Unternehmer im Bereich Business Software für KMU tätig. Seit 2008 ist er in der Schweiz Geschäftsführer und Verwaltungsratsmitglied der myfactory Software Schweiz. Seit 2016 ist David Lauchenauer auch Geschäftsführer und Gesellschafter der myfactory Gruppe.
ERP diente früher zur Planung und Steuerung von Kapital, Personal und Material. Nun kommt eine weitere wichtige Ressource dazu: Daten. Aber ist das noch Aufgabe des ERP-Systems?

In Zeiten von Microservices, Digitalisierung und Big Data sind gerade kleine und mittelständische Betriebe oft überfordert. Sie suchen nach einer passenden Software-Lösung, die sie bei der Umsetzung der genannten Entwicklungen unterstützt. Eine zentrale Frage, die sich viele Unternehmenslenker dabei stellen: Kann mir das ein System bieten oder muss ich auf viele verschiedene setzen? Oder anders gefragt: Kann mir hierbei das klassische ERP noch helfen oder stößt es an seine Grenzen? Anhand der folgenden drei Trends sollen diese Fragen beantwortet werden.

Mit der Digitalisierung sind gerade kleinere und mittelständische Betriebe oft überfordert.
Mit der Digitalisierung sind gerade kleinere und mittelständische Betriebe oft überfordert.
Foto: whiteMocca - shutterstock.com

Robotic Process Automation (RPA)

Prozesse, die im Grunde kein menschliches Eingreifen erfordern, aber dennoch angestoßen und abgewickelt werden müssen, sind unnötig und demotivierend. Wer hier auf RPA und damit auf die Automatisierung setzt, verschafft seinen Mitarbeitern mehr Zeit für werthaltigere Prozesse.

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Diese Prozesse müssen aber von einem System ausgelöst werden. Die Hoheit über diese Abläufe kann nur ein zentrales (Nerven-)System haben, das verantwortlich für Kapital, Material und Informationen ist. Das unternehmenseigene IT-Gehirn muss also ein ERP-System sein. Braucht ein ERP-System selbst RPA-Funktionen? Nein. Bei ERP-nahen Prozessen empfiehlt es sich, auf interne RPA-Funktionen zu bestehen. In allen anderen Fällen braucht es entsprechende Schnittstellen.

Dazu ein Beispiel aus der Praxis: Eine smarte Produktionsmaschine kann heute eine E-Mail versenden, wenn Werte von Soll-Vorgaben abweichen. Diese Nachricht wird dann automatisiert im Service-und-Support-Modul des ERP bearbeitet. Dort löst es einen Support-Call aus und alarmiert automatisch das verfügbare Service-Team.

Automatisierte Prozesse verschaffen Mitarbeitern Zeit für neue Aufgaben.
Automatisierte Prozesse verschaffen Mitarbeitern Zeit für neue Aufgaben.
Foto: PopTika - shutterstock.com

Künstliche Intelligenz (KI)

Wer heute von künstlicher Intelligenz spricht, versteht darunter häufig eine vollständig maschinelle Entscheidungsfindung. Sei es das automatisierte Abschalten von überhitzten Geräten oder das Ausweichen vor Hindernissen beim autonomen Fahren - mit Hilfe von KI werden Entscheidungen datenbasiert von Algorithmen getroffen.

Auch in Bezug auf ERP-Systeme wird KI immer relevanter, um menschliche Aktionen abzulösen, oder Prozesse automatisch zu optimieren. Ein Beispiel dafür ist der Chatbot, der durch menschliche Eingaben kontinuierlich lernt und so den Anwendern schnell und zu jeder Zeit eine Antwort liefert.

Muss KI dann Teil der ERP-Software sein? Nein. KI funktioniert zwar nur in Verbindung mit Machine Learning und braucht somit zum Lernen die Daten aus dem ERP-System. Aber: Die Reichweite und der Nutzen einer Unternehmens-KI geht weit über das klassische ERP-System heraus und muss so nicht zwangsläufig Teil dessen sein. Im Gegenteil, KI nur im ERP-System kann zu einer Einschränkung werden. KI arbeitet im besten Fall Hand in Hand über Schnittstellen mit dem ERP-System.

Hand in Hand: Künstliche Intelligenz und der Mensch.
Hand in Hand: Künstliche Intelligenz und der Mensch.
Foto: maxuser - shutterstock.com

Digitale Ökosysteme

Auch wenn der Trend noch am Anfang steht, gewinnt das digitale Ökosystem 2019 an Bedeutung. Ein Grund dafür ist die steigende Akzeptanz gegenüber hochverfügbaren Cloud-Lösungen, welche die technologische Voraussetzung für digitale Ökosysteme bilden. Hierüber lassen sich problemlos verschiedene Dienste anbinden und über Programmierschnittstellen, auch APIs genannt, alle relevanten Marktteilnehmer miteinander verbinden. Die Steuerzentrale ist dann das ERP-System.

Der erste Schritt ist bereits Realität: Heute können flexible Cloud-Systeme dritte Parteien integrieren, zum Beispiel Kunden über ein Self-Service-Portal. Auch Serviceanbieter lassen sich mit entsprechenden Berechtigungen in das ERP einbinden. ERP-Systeme bilden damit den zentralen Dreh- und Angelpunkt für ein digitales Ökosystem und koordinieren alle Teilnehmer und Ressourcen. Somit kommt das ERP-Programm seiner Ursprungsaufgabe von Planung und Steuerung nach, erhält aber eine neue Ressource, die es zu verarbeiten gilt: Daten.

Muss das Ökosystem aus dem ERP-System heraus zur Verfügung gestellt werden? Nein. Denn das Ökosystem geht weit über die Unternehmensgrenzen hinaus. Hier endet die Aufgabe des Programms. Es muss aber an der Grenze mit Schnittstellen und Microservices bereitstehen, um die notwendige Interaktivität zu gewährleisten.

Das digitale Ökosystem ist auf dem Vormarsch.
Das digitale Ökosystem ist auf dem Vormarsch.
Foto: Kapralcev - shutterstock.com

Fazit: Ja, es ist noch ERP und nein, es kann nicht weg

Die Beispiele zeigen: Das ERP-System ist immer noch zentral. Ohne das Herzstück des Unternehmens sind Trends wie RPA, KI oder digitale Ökosysteme nicht umsetzbar. Jedoch stößt der Alleskönner auch an seine Grenzen. Darum sollten kleine und mittelständische Unternehmen genau prüfen, was sie brauchen. Sind weitere Programme nötig, sind diese ergänzend zu nutzen. Das hilft auch bei der Auswahl und Einführung von ERP-Lösungen.

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Wer nach der eierlegenden Wollmilchsau sucht, wird diese nicht finden. Wenn alles auf einmal in einer Software abgebildet werden soll, werden am Ende die hohen Erwartungen enttäuscht. Ein agiles Auswahl- und Einführungsverfahren sowie eine ERP-Software, die ausreichend Schnittstellen zur Verfügung stellt, führen zum Erfolg.