Ganzheitliches IT-Controlling

28.09.2005
Von Dr. Thomas
Angesichts steigender Anforderungen beschloss die Hannover Rück, ihr IT-Investitions-Management zu verbessern. Ein neues IT-System verschafft heute Transparenz über den gesamten Budgetplanungsprozess.

Hier lesen Sie ...

  • wo das ehemalige IT-Kosten- und -Investitions-Management der Hannover Rück an seine Grenzen stieß;

  • welche Lösung der Finanzdienstleister fand;

  • welche Vorteile sie hat.

Bei der IT-Kostenplanung und deren Überwachung setzte die Hannover Rück bislang auf SAP und die daraus in Excel-Listen ausgelagerten Informationslisten pro Kostenstelle. Dabei erwiesen sich einige Aspekte angesichts der gestiegenen Anforderungen als zunehmend hinderlich: Zum einen waren die IT-nahen Kostenarten aggregiert und nicht in der notwendigen Detaillierung vorhanden. Zu anderen stand bei der Planung und Überwachung die Kostensicht und nicht die Sicht auf die Investitionen im Vordergrund. Darüber hinaus ließen sich systemgestützt keine unterjährigen Änderungen in der einmal fixierten Planung vornehmen. Auch eine AfA-Vorausschau (Aufwendungen für Abschreibungen) auf geplante Hard- und Software-Investitionen war nicht möglich und eine zeitnahe Kostenstellenkontrolle dadurch nicht gegeben.

Aus diesem Grund startete die IT-Abteilung der zum Talanx-Konzern gehörenden Hannover Rück Mitte 2003 ein Projekt mit dem Ziel, Planung und Budgetierung von IT-Investitionen zu verbessern. "Wir wollten Transparenz schaffen über die Bewegungen auf den Kostenstellen und ein regelmäßiges Reporting der wichtigsten Kenngrößen erzielen", erläutert Projektleiter Klaus Kultau einige der Anforderungen an eine entsprechende Lösung. Insgesamt sollten die Beschaffungs- und Kostenplanungsvorgänge dadurch vereinheitlicht und vereinfacht werden. Nach einer Evaluierung der auf dem Markt verfügbaren Systeme entschied sich der Finanzdienstleister für Produkte des Softwarehauses USU, dessen IT-Asset-Management-System die Hannover Rück bereits seit 1994 einsetzt.

Die erste Projektstufe

Nach der detaillierten Erst-Aufnahme der Anforderungen und der Erstellung der Konzeption erfolgte im Sommer 2003 zunächst die Implementierung des Budgetierungsmoduls. Dabei nutzte das Projektteam die im bestehenden IT-Asset-Management-System vorliegenden Stammdaten wie Personen, Organisationseinheiten oder Kostenstellen. Auch erste prozessbezogene Bewegungsdaten der Beschaffung wurden mit zusätzlichen Budgetdaten standardmäßig angereichert und vernetzt.

Überarbeitung der Budgetkonten

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