Seit Ende 2004 wickelt die Hannover Rück alle Beschaffungsvorgänge von IT-Gütern und -Dienstleistungen auf Basis der neuen Budgetkonten ab - von der Bedarfserfassung über die Bestandsgenerierung bis zur sachlichen und rechnerischen Rechnungskontrolle. Sämtliche Kosten spiegeln sich daher auf der Ist-Kostenseite wider.
Benötigt ein Anwender beispielsweise einen neuen Standardarbeitsplatz-PC und meldet entsprechenden Bedarf an, erfolgt zum Ausfüllen der Anforderung die standardisierte Abfrage sämtlicher von der IT zur Abwicklung benötigten Daten. Dazu gehören nun auch die Planposition und damit das Budgetkonto, auf das die Investition "gebucht" werden soll. Bereits in dieser Phase prüft der Kostenstellenverantwortliche, welches Konto herangezogen werden soll, und wie sich die Kostensituation darstellt. Hierfür kann er sich einen aktuellen Soll-Ist-Abgleich anzeigen lassen, der nicht nur alle bislang gebuchten, sondern auch die sich im IT-Prozess befindlichen Anschaffungen beinhaltet.
Sobald die Bedarfsinformationen im System erfasst sind, erscheinen die voraussichtlichen Kosten bereits als gebundene Investitionsmittel. Vor der Bestellung erfolgt im Rahmen des IT-Genehmigungsprozesses die automatisierte Prüfung, ob genügend Budget auf dem angegebenen Konto vorhanden ist. Während des gesamten Prozesses berücksichtigt das System durch den Soll-Ist-Abgleich stets den aktuellen Betrag. Das ist wichtig, da es etwa aufgrund von Sonderangeboten oder Skonti häufig zu Preisänderungen kommt. ERP-Systeme wie SAP stoßen hier an ihre Grenzen.
Ein aktives Prüfen und Verfolgen der Budgets gewährleistet einen transparenten Überblick über die voraussichtlichen und tatsächlichen liquiden Abflüsse. Im Rahmen der Rechnungsprüfung und -freigabe generiert das System neben den schon bereitgestellten Investitionskosten auch die AfA-Werte über den gesamten Abschreibungszeitraum.