Ganzheitliches IT-Controlling

28.09.2005
Von Dr. Thomas

Primäres Ziel war zu diesem Zeitpunkt, die anstehenden IT-Beschaffungen nach Budget zu klassifizieren und entsprechende Ist-Zuordnungen zu treffen, um Auswertungen der Käufe vornehmen zu können. Damit ließ sich feststellen, wann welche Hard- und Software zu welchem Preis bei welchem Lieferanten auf welche Kostenstelle beschafft wurde. Zusätzlich wurden die aus den Käufen resultierenden Abschreibungen (AfA) mittels einer kundenspezifischen Erweiterung automatisiert abgeleitet und in der CMDB (Configuration Management Database) dauerhaft gespeichert. Das ermöglichte es, die künftigen Auswirkungen auf der Kostenseite darzustellen.

Steckbrief

• Projektart: Einführung einer IT-Planung und -Budgetierung.

• Branche: international agierender Finanzdienstleister.

• Zeitrahmen: November 2003 bis Dezember 2004.

• Stand heute: läuft produktiv.

• Aufwand: Gesamtinvestition im sechsstelligen Euro-Bereich.

• Produkte: "Planing/Budgeting Manager" auf der IT-Controlling-Plattform "Valuemation".

• Dienstleister: USU AG, Möglingen.

• Umfang: für den Gesamt- konzern.

• Ergebnis: einheitliche Beschaffungs-/Kostenplanungsvorgänge, transparente Steuerung der IT-Kosten, aktive Budgetprüfung und -verfolgung mit unterjähriger Änderungsmöglichkeit.

• Herausforderung: Vereinheitlichung und Detaillierung der IT-Planung und -Budgetierung im Spannungsfeld zwischen externen Anforderungen (Talanx-Konzern, Itil-Vorgaben) und internen Zielen (SAP-Konformität, Service-Center-Gedanke).

In einer zweiten Projektstufe Ende 2003 wurden alle bestehenden IT-Verträge - insbesondere Wartungs- und Dienstleistungsverträge - konsolidiert und die Kostenarten im Hinblick auf die IT Infrastructure Library (Itil) neu ausgerichtet. Vorgaben des Talanx-Konzerns flossen dabei ebenfalls ein, um einem einheitlichen Reporting Rechnung zu tragen. Auf der technischen Seite erfolgten die Migration auf die nächste Generation der IT-Controlling-Software "Valuemation" von USU sowie die Implementierung des Moduls "Planning/ Budgeting Manager". Bestehende Budgetkonten wurden unter Berücksichtigung der neuen, an Itil ausgerichteten Kostenarten überarbeitet und mit einer neuen Namenskonvention versehen. Dabei flossen neben den eigentlichen IT-Kostenarten auch Reise- und Bürokosten mit ein. Die neuen Budgetkonten wurden entsprechend der SAP-Kontenstruktur zu übergeordneten Konten zusammengefasst und hierarchisch strukturiert. Das ermöglichte einen Abgleich zwischen den aggregierten SAP- und den detaillierten USU-Valuemation-Budgetzahlen.