Die Einführung einer Unternehmensportallösung kann sich Kosten senkend auswirken, eine pauschale Aussage über die Höhe der Einsparungen ist jedoch schwerlich zu treffen. Vorausgehen muss eine unternehmensindividuelle Analyse, welche die vielfältigen Funktionen des jeweiligen Portals den Bedürfnissen des Unternehmens gegenüber stellt.

Portalanbieter und -lösungen gibt es viele. Die Ausrichtung und Leistungsfähigkeit ist höchst unterschiedlich und stiftet daher Verwirrung. Jedoch unterscheiden sich die mit dem Einsatz der Software verfolgten Ziele. Mit Business-to-Employee-Portalen eröffnen sich andere Möglichkeiten als bei Lösungen für den Business-to-Consumer-Bereich. Während beim Mitarbeiterportal Geschäftsprozesse integriert werden können, ist dies im Consumer-Bereich kaum möglich. Aus den unterschiedlichen Perspektiven heraus entwickelt jeder, der sich mit Portalsoftware beschäftigt, sein eigenes Verständnis dieser Technologie.

Mehrheitlich zeichnen sich Portal-Definitionen durch eine Gemeinsamkeit aus: Alle für eine bestimmte Zielrichtung verfügbaren Informationen, Anwendungen und Dienste sollen über ein einheitliches Web-Interface bereitgestellt werden. Im Sinnverständnis wird ein Portal folglich als "Information Gateway" auf Basis einer integrativen Plattform interpretiert. In diesem Zusammenhang verspricht der Einsatz von Portalsoftware hohe Nutzenpotentiale. Diese lassen sich in die folgende Kategorien untergliedern:

Um diese Potential ausschöpfen zu können, ist es wichtig zu wissen, welcher konkrete Nutzen beziehungswiese Nutzenkombination ein Unternehmen von einer Portalsoftware erwartet. Vorausgehen muss hierbei eine dementsprechende Zieldefinition. Die Abbildung 1 zeigt am einfachen Beispiel einer Personaleinsatzplanung, mit welchen Hilfsmitteln ein gewünschter Nutzen erzielt werden kann. Die Matrix untergliedert sich dabei in vier Quadranten. Im oberen rechten Quadranten stehen die Ziele. Der zweite obere Quadrant beschreibt die mit den Zielen zu verknüpfenden Informationen respektive Systeme. Der Nutzer-Quadrant nimmt die in den Prozess involvierten Mitarbeiter auf. Schlussendlich fixiert der letzte Quadrant die erforderlichen Hilfsmittel und Aufgaben.

Auf Basis dieser Matrix ließe sich ein zentrale Lösung realisieren, welche alle Prozessschritte zur Personaleinsatzplanung einschließlich der zugehörigen Abrechnung unter einem Dach zusammenführt. Dabei erhalten alle beteiligten Personen beziehungsweise organisatorischen Einheiten Zugriff auf ein Gesamtsystem. So hat ein Vertriebsmitarbeiter jederzeit Überblick auf seiner Gehaltsansprüche und Verantwortliche können die Kostenentwicklung für eine Personaleinsatzplanung einschätzen. Darüber hinaus benötigen Mitarbeiter für ihr Tagesgeschäft zusätzliche Informationen. Im Vertriebsbereich zählen hierzu beispielsweise aktuelle Informationen über die Produktentwicklung, die Wettbewerbsituation und Kundenaktivitäten. Daraus resultiert der Wunsch, diese Informationen über dieselbe Plattform zur Verfügung zu haben. Hier unterstützt Portalsoftware die Bedürfnisse verschiedener Abteilungen, indem sie durch