Bei vielen heutigen Intranets müssen sich die Mitarbeiter ausgehend von einer Startseite über mehrere Ebenen zu den gewünschten Informationen vorarbeiten, die sie für ihr Tagesgeschäft benötigen. Die Personalisierungsfunktion von Portalen dagegen erlauben den individuellen Aufbau einer arbeitsplatzbezogenen Oberfläche. Hierbei kann der Anwender sich die Seite nach seinen persönlichen Informationsbedürfnissen gestalten, so dass er alle relevanten Daten rasch abrufen kann. Informations-Abonnements helfen ihm dabei, sich über seine Themengebiete auf dem Laufenden zu halten. Die bisher zeitauzfwändige Informationsbeschaffung kann so drastisch reduziert werden.

Gelingt es einem Unternehmen das Aussehen und die Steuerung des Portals selbsterklärend und durchgängig zu gestalten, so liegt der Schluss nahe, dass praktisch keine Ausbildungskosten anfallen. Dies setzt jedoch die Integration von Standardanwendungen wie E-Mail, Personen- und Gruppenkalender sowie Verzeichnissysteme voraus. In Organisationen mit verschiedenen Standorten stehen in der Regel eine Vielzahl lokaler File Server. Damit alle Portalanwender die Möglichkeit haben, nach auf den Rechnern gespeicherten Dokumenten zu recherchieren, muss ein Crawler regelmäßig geänderten und neuen Dateien such und einen zentralen Index entsprechend aktualisieren. So entsteht eine unternehmensweite zentrale Datenfundgrube, die mit von Portalen zur Verfügung gestellten Werkzeugen durchforstet werden können.

Insbesondere in der Projektarbeit, wo die Projektmitarbeiter auf bereits vorhandene Ausarbeitungen im Unternehmen angewiesen sind, ergeben sich Rationalisierungseffekte. Mussten diese Ausarbeitungen bisher telefonisch oder per E-Mail erfragt werden, so können sich die Projektmitarbeiter diese Dokumente zumindest teilweise über das Portal selbst beschaffen.

Entfalten die zuvor genannten Beispiele ihr Potential vornehmlich in Form von Zeitersparnis auf Anwenderseite, so bietet die Integration von Backend-Systemen eine Vereinfachung des IT-Betriebs. Lässt sich beispielswiese das Frontend einer Client-Server-Applikation vollständig in ein Portal integrieren, so entfällt zukünftig die Softwareverteilung für Änderungen und Updates auf die Endbenutzer Systeme gänzlich. Einzig der Aufwand zur Anpassung der Portalkomponenten verbleibt - jedoch erfolgt dies nurmehr an zentraler Stelle. Außerdem kann die Administration dezentraler Systeme über eine portalgestützte Verwaltungsumgebung erfolgen, wodurch ebenfalls eine Reduktion der Administrationskosten verbunden ist.