Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Die Rolle der IT bei der digitalen Transformation

Bernd Holitzner schreibt als Experte zu den Themen Digitalisierung, Business-Strategie und Prozessoptimierung. Er ist Geschäftsführer der menovo GmbH und verfügt über umfassende Erfahrungen in der Beratung, Prozessoptimierung und -automation.
Die IT-Abteilung ist der ideale Partner, wenn es darum geht, die Digitalisierung von Geschäftsprozessen voranzutreiben. Doch wie gelingt es IT-Verantwortlichen, ihre Rolle optimal auszufüllen?

Die Unternehmenskultur und eine klare Organisation sind die Basis für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Die Unternehmenskultur muss eine Offenheit gegenüber Veränderung vermitteln. Sie muss dem Silodenken einzelner Abteilungen mit einem "Wir-Gefühl" begegnen. Dadurch digitalisieren Unternehmen Prozesse ganzheitlich.

Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen spielt die IT-Abteilung eine entscheidende Rolle.
Bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen spielt die IT-Abteilung eine entscheidende Rolle.
Foto: Peshkova - shutterstock.com

Vor allem sollten Unternehmen ihre Organisation anpassen. Sie sollten sich so organisieren, dass Abteilungen mehr zusammenarbeiten. Denn die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist Teamarbeit und nichts für Einzelkämpfer. Schließlich sind an einem Geschäftsprozess meistens mehrere Abteilungen beteiligt.

Der Geschäftsprozess gibt den Ton an

Die Voraussetzung dafür ist eine prozessorientierte Organisation. Im Zuge der Transformation richten sich Zuständigkeiten, Aufgaben und Ergebnisse am Prozess und nicht mehr an einzelnen Bereichen aus. Das Unternehmen vergibt Budgets für die Digitalisierung des gesamten Prozesses und nicht für den Teilprozess. Es stellt einheitliche Regeln für das Anforderungs- und Prozessmanagement auf. Es führt die Anforderungen zentral zusammen und gleicht sie mit Unternehmenszielen ab.

Die besten Digitalisierungsprojekte - Foto: IDG

Die besten Digitalisierungsprojekte

Dafür sollte das Unternehmen ein Innovationsteam in der IT-Abteilung definieren, welches sich diesen Punkten annimmt. Dieses Team besitzt einerseits die fachliche Kompetenz für die technische Umsetzung. Andererseits kennt es die eingesetzten Lösungen im gesamten Prozess. Diese innovative Gruppe hält der IT-Abteilung den Rücken frei. Dadurch muss die IT-Abteilung nicht mehr zusätzliche Zeit für Strategien und Innovationen aufbringen. Hierdurch sind die Weichen für eine erfolgreiche Digitalisierung von Geschäftsprozessen gestellt.

So spielt die IT-Abteilung ihre Rolle richtig

Das Innovationsteam muss ebenfalls prozessorientiert agieren. Das bedeutet, die Technik ist dem Geschäftsprozess unterzuordnen. Dieses neue Rollenverständnis müssen die Teammitglieder verinnerlichen. Besonders wichtig: Es muss im Unternehmen kommuniziert und akzeptiert werden. Dafür sollte das Team strategisch denken und handeln - also auch beratend tätig sein. Dieses Team versteht sich selbst nicht nur als Umsetzer, der schnell eine Lösung entwickelt, sondern analysiert die Anforderungen der jeweiligen Fachabteilung.

Das Innovationsteam behandelt die einzelnen Anforderungen wie Puzzleteile. Es stellt sicher, dass sie in den gesamten Prozess passen. Anschließend entwickelt es eine Digitalstrategie für den gesamten Prozess. Dabei sollte es sicherstellen, dass die Strategie die Unternehmensziele unterstützt. Danach kann die Budgetforderung erstellt werden.

Durch dieses Vorgehen stimmt das Team seine Anforderungen mit denen anderer Fachabteilungen ab. Vor allem ermöglicht es eine Digitalisierung, die ganzheitlich wirkt. Ein weiterer positiver Nebeneffekt: Die Schatten-IT im Unternehmen wird reduziert, da die Digitalstrategie die Bedürfnisse der einzelnen Fachabteilungen berücksichtigt.

Darüber hinaus muss das Innovationsteam die Kunden stärker einbeziehen. Das gilt sowohl für Produktionsprozesse als auch für interne Prozesse. Denn schließlich sollen interne Prozesse die Bedürfnisse der Mitarbeiter erfüllen. Für diese sollte die Digitalisierung vor allem eine komfortable Anwendung und Zeitersparnis bieten. In seiner neuen Rolle muss der IT-Mitarbeiter seine Komfortzone verlassen. Er hält alle Fäden in der Hand. Er riskiert einen Blick über den Tellerrand, indem er nicht nur die Infrastrukturen für Prozesse bereitstellt, sondern sie auch hinterfragt. Kombiniert mit seiner fachlichen Kompetenz wird das gesamte Innovationsteam dadurch zu einem wichtigen Wegbereiter für die digitale Zukunft seines Unternehmens. (haf)