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Der Ton macht die Musik – E-Mail-Umgangsformen

04.10.2007

Das gleiche gilt für einen Verzicht auf korrekte Groß- und Kleinschreibung. Durchgehend klein geschriebene Nachrichten erschweren die Lesbarkeit, Blockbuchstaben dagegen werden in der Regel als Schreien aufgefasst. Damit der Empfänger den Inhalt problemlos und schnell aufnehmen kann, empfiehlt Dressel, verständlich und kurz zu formulieren sowie Absätze einzubauen. Dadurch werden dem Empfänger überflüssige Rückfragen erspart.

Wer sich nach längerer Korrespondenz oder Zusammenarbeit besser kennengelernt hat, könne den Umgang mit Formalitäten lockern, sagt Dressel. Dabei sollte jedoch auf die Reaktion des Gegenübers geachtet werden. Als Grundregel rät sie, eine Mail immer mit der Formalität zu beantworten, mit der sie empfangen wurde.

Die Verhaltensregeln im elektronischen Briefverkehr beschränken sich jedoch nicht auf die Form der Mail. Wichtig ist auch, immer zu überlegen, wer welche Informationen benötigt. "Das Problem, über das meine Kunden am meisten klagen, ist die Überflutung mit unnötigen Mails", sagt Larissa Degen. Viele schickten im Büroalltag, ohne vorher zu selektieren, Nachrichten in riesigen Verteilern weiter. Stattdessen sollte bei jeder Mail über die Informationsbedürfnisse der Adressaten nachgedacht werden, um nicht die Postfächer zu verstopfen.

Aus den technischen Eigenheiten der E-Mail ergeben sich weitere Umgangsregeln. Da sie kein unmittelbarer Dialog wie ein Telefonat ist, eignet sie sich nicht zur Klärung von kritischen Themen oder Konflikten, sagt Degen: "Der Empfänger kann die Nachricht leicht missverstehen und so verletzt werden." Gleiches gilt für Ironie, die deshalb sparsam eingesetzt werden sollte. Darüber hinaus gebiete es die Höflichkeit, schnell auf eine Mail zu antworten – möglichst innerhalb eines Werktages. Falls eine vernünftige Erwiderung in dieser Zeit nicht zu schaffen ist, sollte zumindest zurückgeschrieben werden, wann der Absender konkret mit einer Antwort rechnen kann.

Bei der Länge des zitierten Textes der Originalmail gilt laut Jürgen Plate, Informatikprofessor an der Fachhochschule München: So viel wie nötig, so wenig wie möglich. Das bedeute, dass man alles löschen sollte, worauf man nicht eingeht - um damit einmal mehr dem Adressaten Zeit zu sparen. (dpa/ajf)

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Literatur zum Thema

  • Martina Dressel: E-Mail Knigge, Web Gold Akademie, ISBN: 978-3-000-16323-4, 22 Euro

  • Helene Conrady: Email-Kommunikation, Gabal, ISBN: 978-3-897-49178-6, 17,90 Euro