Hunderte Millionen E-Mails werden jeden Tag durchs weltweite Datennetz gejagt. Das Versenden und Empfangen von elektronischer Post gehört für viele Menschen zum Alltag - sei es im Beruf oder im Privatleben. Doch trotz der immer zentraler werdenden Rolle der E-Mail ist die übliche Etikette des elektronischen Schriftverkehrs manchem unbekannt - obwohl die Einhaltung von Verhaltensregeln über Erfolg oder Scheitern von Online-Flirts, Vertragsverhandlungen oder einer Bewerbung entscheiden kann.
"Grundsätzlich gilt die Regel: Vermeide alles, was dem Empfänger seine kostbare Zeit raubt", sagt Martina Dressel, Business-Coach für Online-Kommunikation aus Freital bei Dresden. Dies sei einerseits ein Gebot der Höflichkeit und liege andererseits im ureigenen Interesse des Absenders. Denn weltweit würden täglich mehr E-Mails gelöscht als gelesen. Deshalb sollte dem Empfänger schnell und verständlich der Inhalt der Nachricht mitgeteilt werden.
Die erste zu überwindende Hürde ist die Betreffzeile. Ein fehlender, nichtssagender oder unpassender Betreff verringert die Chance der Nachricht, wahrgenommen zu werden. "Mails von Unbekannten mit fehlendem Betreff ordne ich sofort als Spam ein und lösche sie", sagt Helene Conrady, Ratgeberautorin aus Düsseldorf. Zudem ist eine solche Nachricht schwer wieder aufzufinden. Der ideale Betreff sollte deshalb kurz, aber präzise das Anliegen der Mail auf den Punkt bringen, erklärt Dressel.
Auch eine unpersönliche Anrede wie "Sehr geehrte Damen und Herren" lässt die Aufmerksamkeit beim Empfänger schnell sinken, ebenso wie das Aneinanderreihen mehrerer Adressen. Prinzipiell gelten für den Kopf der Mail, die Anrede und die Verabschiedungsfloskel im Berufsleben die gleichen Regeln wie für normale Briefe, sagt Larissa Degen, Management-Trainerin aus München. Das heißt, dass der Empfänger immer persönlich und mit seinem korrekten Namen angeschrieben wird und Abkürzungen wie "MfG" besser unterbleiben. Der Tonfall der Anrede sollte dabei dem realistischen Verhältnis zum Empfänger entsprechen. Von allzu jovialen Begrüßungen sowie unverhältnismäßigen Herzlichkeiten rät Degen deshalb ab.
Um sich als Absender zu identifizieren und eine schnelle Antwort auch per Telefon zu ermöglichen, sei eine Signatur am Ende der Mail sehr hilfreich, erläutert Dressel. Die Signatur sollte alle wichtigen Daten wie die Adresse sowie Fax- und Telefonnummern enthalten und nicht länger als sechs Zeilen sein.
Smileys und bunte Emoticons mögen in Mails an Freunde ein netter Zusatz sein – "im Beruf ist es jedoch vollkommen daneben", sagt Degen. Grundsätzlich berge der Versuch, witzig und humorvoll zu sein, für den Verfasser die Gefahr, sich lächerlich zu machen. Einen noch viel schlimmeren Eindruck beim Empfänger hinterlassen E-Mails mit fehlerhafter Rechtschreibung oder Kommasetzung. Sie werden laut Dressel meist als unhöflich, schlampig oder respektlos empfunden und lassen auf eine mangelnde Bildung des Verfassers schließen. Außerdem sind sie schwieriger zu lesen - was wiederum wertvolle Zeit kostet.