Doch egal, welche Architekturen, Plattformen und Tools eingesetzt werden - auch eine vollautomatisierte und perfekte Desktop-Landschaft entfacht keine Jubelstürme bei den Anwendern. Aber die richtige Strategie vereinfacht die tägliche Arbeit der Administratoren, senkt die Kosten und stabilisiert die Geschäftsprozesse.
Unerlässlich für die gezielte IT-Verwaltung ist es, über den Bestand an Hard- und Software genau Bescheid zu wissen. Die Inventurfunktionen der Desktop-Management-Systeme liefern detaillierte Informationen über die installierte Hard- und Software auf jedem PC im Netz. Wichtig ist dabei die Unterstützung der DMI-Definition (Desktop Management Interface), einem Standard für die Speicherung von Inventardaten von Hard- und Software. Diese Schnittstelle wird zunehmend von den Herstellern unterstützt.
Eine Nutzungsmessung liefert Angaben darüber, wie stark die Anwender bestimmte Softwareprodukte nutzen. Damit erhält der Administrator Antwort auf Fragen wie "Brauche ich mehr oder weniger Lizenzen?", "Setzen die Anwender unlizenzierte Software ein?" oder "Welche Anwender einer Applikation sind Kandidaten für ein Training?". In den Unternehmen kann der Vergleich von vorhandenen und benutzten Lizenzen zu Einsparungen führen und darüber hinaus bei der Abwehr illegaler Softwarenutzung helfen. Argumente, für die jeder Geschäftsführer ein Ohr haben müsste.
Schnelle und verlässliche Fernwartung macht Vor-Ort-Besuche überflüssig. Dabei werden Fehler am entfernten System von der Zentrale aus korrigiert und das System per Fernbedienung gestartet. Sicherheitsfunktionen ermöglichen es dem Anwender, den Zugriff aus der Zentrale abzulehnen oder zuzulassen.
Immer mehr Unternehmen rüsten Mitarbeiter im Außendienst mit mobilen Systemen und PDAs aus. Diese Systeme müssen vom Desktop-Management-System erfasst und mitbetreut werden. Das bedeutet Remote-Unterstützung der Synchronisationssoftware und PDA-Applikationen notwendig. Erst wenige Hersteller haben sich dieser Aufgabe angenommen. Dabei schätzen Analysten wie IDC, dass bereits im Jahr 2003 rund ein Viertel des Aufwands für Desktop-Management-Aufgaben auf die Administration mobiler und Remote-Geräte entfällt.
Niemand zweifelt daran, dass mit der wachsenden Zahl von Computern auch die Belastung der Administratoren zunimmt: Immer mehr Systeme müssen gewartet, immer mehr Anwender betreut werden. Ohne strenge Standards und klare Regeln werden die Systemverwalter kein Land sehen. Deutliche Arbeitserleichterungen verprechen ausgereifte Desktop-Management-Lösungen. Die Funktionsbereiche Softwareverteilung, Inventarisierung, Lizenzverwaltung und Help-Desk werden so gut unterstützt, dass die Kosteneinsparungen und ein Return on Investment schneller und sicherer eintreten als bei vielen anderen IT-Projekten. Die TEG der Fraunhofer-Gesellschaft fand heraus, dass Unternehmen mit mehr als 100 Computern die Notwendigkeit einer Desktop-Management-Lösung sehen und ein Administrator mit Unterstützung durch Desktop-Management-Software mehrere 100 Computer betreuen kann. IDC ermittelte in einer Studie bei 18 Unternehmen eine Amortisation der eingesetzten Desktop-Management-Lösung in weniger als 80