Das größte Optimierungspotenzial sieht Schauermann in den Nutzungsbestimmungen der Softwareanbieter. Die wenigsten wüssten über Aspekte wie Mindestlizenzierung oder Übertragbarkeit von Lizenzen Bescheid. Die Anbieter wiesen zwar auf die Bestimmungen hin, klärten ihre Kunden aber in den seltensten Fällen wirklich darüber auf. Wenn diese keine Erläuterungen einforderten oder die Bestimmungen nur ausdruckten und abhefteten, fehle das notwendige Wissen.
Daher sei es notwendig, Spezialwissen über die Softwarelieferanten und deren Lizenzmodelle in den Unternehmen aufzubauen. Ferner müsse eine Organisation für das Lizenz-Management geschaffen werden. Es gehe darum, Rollen und Zuständigkeiten zu definieren und die damit verbundenen Prozesse abteilungsübergreifend im Unternehmen zu verankern.
Viele Unternehmen hätten sich in den vergangenen Jahren zu sehr auf den technischen Aspekt des Lizenz-Managements konzentriert und in klassische IT-Asset-Management-, Scan- und Discovery-Tools investiert, ergänzt Bernhard Böhler, Geschäftsführer von Aspera, das Lizenz-Management-Tools und -Services anbietet. Vielerorts hake es daran, Brücken zwischen Abteilungen zu schlagen und Kompetenzen zu verteilen: "Lizenz-Management ist ein Organisations- und Prozessthema." Anwender müssten lernen, zwischen Software und Lizenz zu differenzieren. Während die Software die technische Komponente darstellt, geht es bei der Lizenz um die Nutzungsrechte. Oft behaupteten Unternehmen, sie besäßen ein Lizenz-Management. Im Grunde haben sie jedoch nur ein Scan-Tool, das den Softwareeinsatz protokolliert, aber keinen Abgleich mit dem Lizenzstatus erlaubt.
"Anwender kaufen bestimmte Nutzungsrechte", lautet Böhlers einfache Formel. Diese Vereinbarungen müssten sie auch einhalten. Andererseits müsse es der Anbieter der Lizenzen den Kunden auch möglich machen, diese zu verwalten, fordert er. "Hier gibt es aber Defizite." Das fange schon damit an, dass die wenigsten Anbieter Artikelkataloge bereitstellten, in denen alle Produkte nach den Lizenzmodellen aufgelistet seien.