ERP- und CRM-Programme tragen unterschiedlichen Philosophien Rechnung. CRM-Systeme wurden für die Unterstützung aller Arbeitsabläufe in allen kundennahen Bereichen im Unternehmen wie Marketing, Vertrieb und Service konzipiert. Benutzerfreundlichkeit, breite Anwenderakzeptanz sowie schnelle Anpassung an neue Abläufe sind Anforderungen, denen ein CRM-System gerecht werden muss.

Die Kontaktverwaltung eines CRM-Programms kennt neben Kunden auch Leads und Interessenten und führt eine umfassende Kontakthistorie, Tools zur Vertriebssteuerung (Verwaltung von Opportunities und Angeboten), Kampagnen-Management für das Marketing bis hin zum professionellen Reklamations- und Wartungs-Management im Service.

Das ERP-System hingegen unterstützt das klassische Back-Office. Hier geht es darum, Prozesse möglichst effizient abzuwickeln, nicht aber ums Verkaufen. Es bietet damit meist nur unzureichende CRM-Funktionen und ist an Abwicklungsprozesse in Materialwirtschaft, Produktion, Rechnungswesen, Personalwirtschaft und Controlling angepasst.

Die ERP-Software "kennt" in der Regel nur Kunden, wenn sobald er im System angelegt ist. Alles was davor kommt, findet im CRM-System statt. Interessenten für ein neues Produkt beispielsweise sind noch nicht im ERP-Programm vorhanden. Dennoch muss ein Vertriebsmitarbeiter in der Lage sein, diesem potenziellen Neukunden ein Angebot zu unterbreiten. Funktionen für Marketing und Vertrieb und damit auch Methoden, um Kunden zu binden, können ERP-Programme in der Regel nicht vorweisen.

Zudem erschweren es systemrelevante Restriktionen oft, Datensätze von Ansprechpartnern im ERP-System anzulegen. Auch eine Kundenkontakthistorie sucht man in einer ERP-Lösung meistens vergeblich, da sie dafür ausgelegt ist, auftragsrelevante Daten zu verwalten.