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Trotz des Trends zu ERP-Suiten gibt es nach wie vor zahlreiche Firmen, die auf eine eigenständige Rechnungswesensoftware setzen. Dies hat das Marktforschungs- und Beratungsunternehmen Softselect aus Hamburg festgestellt. Solche Unternehmen nutzen oft unterschiedliche Applikationen und möchten ein veraltetes Rechnungswesensystem ersetzen. Bei manchen Firmen sind der Erwerb und die Einführung einer solchen Software Teil eines Konsolidierungsprojekts, das zum Ziel hat, die betriebswirtschaftliche Systemlandschaft zu verschlanken.
Anders sieht es aus, wenn ein Unternehmen eine Software für die Warenwirtschaft oder die Fertigungsabwicklung sucht. Hier fällt die Entscheidung dann häufig zugunsten eines ERP-Systems aus, das entsprechende Funktionen mitbringt. Die ERP-Programme verfügen oft über eine fest integrierte Rechnungswesenkomponente, die der Anwender dazubekommt, ohne ihr große strategische Bedeutung beizumessen. Nach den Worten von Michael Gottwald, Chef von Softselect, greift das Argument der ERP-Hersteller, eine komplette Suite würde die Integrationskosten senken, jedoch nicht bei allen Firmen. "Unternehmer denken oft pragmatischer, als es die Werbebrochüren der Hersteller suggerieren", so der Analyst.
Viele Firmen wissen dem Softselect-Chef zufolge jedoch nicht, dass Rechnungswesenprogramme nicht nur zur gesetzlich vorgeschriebenen Buchhaltung taugen. "Firmen verschwenden Geld, weil Rechnungen manuell bearbeitet, uneinheitlich abgelegt und umständlich freigegeben werden", so Gottwald. Neben der weitgehend standardisierten Abwicklung der Finanz- und Anlagenbuchhaltung verfügen immer mehr Systeme über Mechanismen, um Eingangsrechnungen in Papierform elektronisch zu verarbeiten.
Mit diesen Tools könnten vor allem Firmen mit mehreren Standorten viel Geld sparen, indem sie Prozesse schlanker machen. Einmal per Scanner digitalisiert und über Texterkennung inhaltlich erfasst, lassen sich Forderungsbelege am Bildschirm wesentlich leichter auf Plausibilität prüfen, ohne dafür Belege auf die Reise zu schicken. Dazu zählt, die Bestelldaten in der Buchhaltung mit den Rechnungsposten abzugleichen. Nach erfolgter Prüfung kann der Sachbearbeiter einem Vorgesetzten den jeweiligen Vorgang zur Zahlungsanweisung weiterleiten oder - je nach Betrag - die automatische Buchung veranlassen. Gelingt das rasch, können die Firmen zudem die vom Kreditor gewährten Skonti ziehen.
