Task Management

10 Tools für besseres Aufgaben- und Projektmanagement

30.11.2023
Von 
Heinrich Vaske ist Editorial Director a.D. von COMPUTERWOCHE, CIO und CSO.
Projektarbeit verlangt eine optimale Unterstützung mit den richtigen Tools. Lesen Sie, was Asana, Trello, Monday.com, Slack, Teams, Wrike, ClickUp, Basecamp, Smartsheet und Todoist drauf haben.
Projekte managen, Aufgaben zuweisen, Zeitpläne einhalten, Kommunikation ermöglichen - lesen Sie, was die besten Task- und Projekt-Management-Tools leisten.
Projekte managen, Aufgaben zuweisen, Zeitpläne einhalten, Kommunikation ermöglichen - lesen Sie, was die besten Task- und Projekt-Management-Tools leisten.
Foto: TippaPatt - shutterstock.com

In der Welt der Projekt- und Task-Management-Tools können alle Anbieter alles, zumindest beinahe. Viele Anwender fragen sich inzwischen, was sie überhaupt noch zusätzlich brauchen, wenn ihnen im Unternehmen ohnehin schon die Arbeit mit Microsofts Teams oder Salesforce Slack verordnet wurde. Tatsache ist, dass es viele gute Lösungen mit einer unterschiedlichen Historie und einem jeweils anderen Blick auf Projektarbeit gibt. Wir geben einen Überblick.

Asana

- Hauptfunktionen: Organisieren und Visualisieren von Projekten, Zuweisen von Aufgaben, Zeit- und Ressourcenmanagement, Collaboration

- USP: Anpassbare Templates; Zeitleistenansicht für einfache Projektplanung

- Plus: Intuitive Benutzeroberfläche, umfangreiche Integrationen, ausgeprägte Möglichkeiten der virtuellen Zusammenarbeit

- Minus: Mächtigkeit kann Benutzer überfordern, kostenlose Version ist eingeschränkt, Premium-Versionen sind nicht billig

Das bietet Asana:

Asana ist eine Web-Anwendung oder App, die Teams beim Organisieren und Nachverfolgen ihrer Arbeit unterstützt. Die Kernfunktionen drehen sich um das Planen von Projekten, das Zuweisen von Aufgaben, das Festlegen von Fristen und das Anzeigen von Statusmeldungen. Benutzerinnen und Benutzer können Tasks in Formaten wie Listen, Boards oder Kalendern anzeigen, was einen flexiblen Ansatz für das Projektmanagement ermöglicht. Asana lässt sich nahtlos mit Tools wie Slack, Google Drive oder Microsoft Teams integrieren. Neue Generative-AI-Funktionen runden das Angebot ab.

Das Alleinstellungsmerkmal von Asana liegt in der besonderen Kombination von Einfachheit und Funktionsvielfalt. Die Plattform bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, die es Einsteigern leicht macht. Erfahrenen Usern stehen gleichzeitig fortgeschrittene Funktionen wie benutzerdefinierte Felder, automatisierte Workflows oder Reporting-Tools zur Verfügung. Dank der breiten Aufstellung eignet sich Asana für unterschiedliche Anwender, vom Freelancer bis hin zum Projektteam im Großkonzern.

Vorteile:

  • Collaboration-Eigenschaften: Asana fördert die Teamarbeit. Kommentarmöglichkeiten zu einzelnen Tasks, File-Sharing und Realtime-Updates sorgen dafür, dass alle Mitglieder auf dem gleichen Stand sind.

  • Customizing und Flexibilität: Teams können Workflows und Views an ihre individuellen Bedürfnisse und Arbeitsabläufe anpassen.

  • Integrationsfähigkeit: Asana bietet ein umfangreiches Ökosystem rund um die Integration an. Das Tool lässt sich in praktisch jede Arbeitsumgebung einbinden, was den Nutzen erheblich erhöht.

Nachteile:

  • Für Einsteiger zu viel: Die Menge der Funktionen und Anpassungsoptionen kann neue User und kleine Teams überfordern.

  • Kosten: Die von Asana angebotene Gratisversion bietet nicht viel Nützliches. Die interessanteren Funktionen bleiben Premium-Accounts vorbehalten, so dass es vor allem für kleine Organisationen kostspielig werden kann.

  • Eingeschränkte Offline-Funktionalität: Asana ist Cloud-basiert, was bedeutet, dass die Funktionalität ohne Internetanschluss eingeschränkt ist.

Asana betreibt eine Niederlassung in München und ist über die offizielle Website asana.com/de zu erreichen. Das Unternehmen bietet verschiedene Preisstufen an. Die Basisversion "Personal" ist kostenlos und richtet sich an Einzelpersonen und kleine Teams. Der Premium-Tarif "Starter" beginnt bei 10,99 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Die Preise für den Business-Plan "Advanced" beginnen bei 24,99 Euro pro Nutzer und Monat. Je mehr die Kunden bezahlen, desto mehr BI-Funktionen, Suchmöglichkeiten, Formulare, Automatisierungen und Sicherheitsfunktionen bekommen sie.

Fazit:

Asana ist eine ausgereifte und benutzerfreundliche Lösung für das Task Management, die viele Features bereithält. Collaboration-Funktionen und Flexibilität sprechen für Asana, doch die recht hohen Kosten und die für Anfänger spürbare Komplexität können sich nachteilig auswirken. Dank des lokalen Supports und der Funktionsvielfalt können deutsche Betriebe auf Asana als anpassungsfähige und effiziente Lösung für das Projektmanagement vertrauen.

Trello

- Hauptfunktionen: Übersicht über Tasks und Projekte, Verwaltung von Aufgaben und Terminen, Darstellung in Kanban-Boards und Listen

- USP: Visuell ansprechende Oberfläche, Einfaches Zuschalten neuer Funktionen mithilfe von Power-Ups

- Plus: Benutzerfreundlich, flexibel einzurichten, gut für kleine Teams

- Minus: Begrenzte Reporting-Tools, kann unübersichtlich werden, für komplexe Projekte weniger geeignet

Das bietet Trello:

Trello ist eine Web-basierte Projekt- und Task-Management-App von Atlassian, die das Organisieren von Aufgaben und sonstigen Vorhaben mithilfe eines Boards im Kanban-Stil ermöglicht. Benutzer können Tafeln für ihre Projekte erstellen, auf denen Aufgaben oder Projektphasen als Karten in verschiedenen Spalten oder Listen aufgeführt sind. Diese Karten lassen sich per Drag & Drop über die Tafel ziehen, so dass sich der Fluss der Aufgaben vom Beginn bis zur Fertigstellung nachvollziehen lässt. Jede Karte kann Details enthalten, etwa Beschreibungen, Checklisten, Anhänge, Fristen oder Kommentare.

Das Besondere von Trello liegt also in seinem visuell intuitiven Design und der Benutzerfreundlichkeit. Die unkomplizierte Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche macht die Plattform für User mit unterschiedlichen technischen Kenntnissen zugänglich, also auch für Anfänger. Anders als bei anderen Projektmanagement-Tools geht die Einfachheit nicht zulasten der Effektivität, weshalb Trello für das berufliche und auch private Task Management oft die erste Wahl ist.

Vorteile:

  • Kanban Boards: Die einfache und intuitive Benutzeroberfläche macht Trello leicht bedienbar und eignet sich für alle, die einen schnellen und unkomplizierten Ansatz für das Projektmanagement suchen

  • Flexibilität und Anpassbarkeit: Die Boards, Listen und Karten von Trello können an verschiedene Arbeitsabläufe und Projekttypen angepasst werden

  • Integrationsfähigkeiten:- Hauptfunktionen:

Nachteile:

  • Nichts für komplexe Projekte: Bei großen Vorhaben kann es sein, dass die einfache Benutzeroberfläche von Trello nicht die erforderliche Tiefe in Bezug auf Planungs- und Reporting-Funktionen aufweist

  • Abhängigkeit von Add-ons: Die grundlegenden Funktionen von Trello sind recht einfach gehalten, weshalb Add-ons oder - in der Trello-Sprache - Power-Ups schnell nötig werden. Das kann die Benutzererfahrung verkomplizieren und zu höheren Kosten führen

  • Internetverbindung ist zwingend: Da es sich bei Trello um eine Cloud-basierte Plattform handelt, ist für eine optimale Nutzung eine stabile Internetverbindung erforderlich

Trello ist in Deutschland über Atlassian erreichbar. Der Online-Support ist reaktionsschnell und beantwortet auch die Fragen deutschsprachiger Anwender zuverlässig. Sie können über die Website auf den Support von Trello zugreifen und finden dort unter anderem ein Hilfecenter, Benutzerhandbücher und ein Kontaktformular für Anfragen.

Die kostenlose Version mit ihren grundlegenden Funktionen hilft kleinen Teams und Einzelpersonen schon recht gut weiter. Für den Zugriff auf zusätzliche Funktionen müssen sich Kunden auf die kostenpflichtigen Pläne Standard (5 Dollar pro User monatlich), Premium (10 Dollar) oder Enterprise (17,50 Dollar) einlassen. Unterschiede gibt es beispielsweise bei der Menge der Ansichten, den verfügbaren Admin- und Sicherheitsfunktionen, der Größe der Arbeitsbereiche oder auch der Power-up-Verwaltung.

Fazit:

Trello zeichnet sich durch Einfachheit und visuelle Klarheit aus. Es ist ein bewährtes Tool für Einzelpersonen und Teams, die eine unkomplizierte, flexible Lösung für das Task- und Projektmanagement suchen. Wer ein komplexes Projektmanagement-Tool benötigt, könnte Trello indes als unzureichend empfinden.