Anforderungen erfüllen. Denken Sie bei der Auswahl auch an die Zukunft. Die Informationstechnologie und Ihr Unternehmen entwickeln sich weiter. Neue Systemplattformen oder Standards bedingen oft auch veränderte Anforderungen an Soft- und Hardware. Ähnliches gilt bei Unternehmenskäufen oder Einführung neuer Produkte und Dienstleistungen. Erfordert das Geschäftsmodell, dass Lagerbestände und Verfügbarkeiten vor Ort ermittelt werden können, oder ist geplant, den Servicegrad des Unternehmens zu erhöhen, so ist besonders auf mobile Lösungen und Clients sowie auf Internetfähigkeit zu achten. Wenn sich Geschäftsprozesse ändern, sollte die Möglichkeit bestehen, die Anwendungen etwa mit Hilfe eines Software Developer Kits flexibel an diese Veränderungen anzupassen und zu erweitern. Hilfestellung beim Vergleich unterschiedlicher Lösungen bietet beispielsweise die Softwareauswahlplattform www.it-matchmaker.com. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl neben funktionalen Erfordernissen auch die alte Kaufmannsregel: keine Investition tätigen, bevor deren Finanzierung gesichert ist. Für Projekte mit Gesamtkosten von bis zu 40 000 Euro sind pro Euro Lizenzkosten in der Regel zwei bis drei Euro Dienstleistungskosten zu veranschlagen. Bei teureren Vorhaben mit komplexeren Prozessen steigt der Dienstleistungsanteil oft auf ein Vierfaches der Lizenzkosten. 4) Den richtigen Zeitpunkt wählen Eine wichtige Rolle für die erfolgreiche Einführung einer Standardsoftware spielt die Wahl des Zeitpunktes, zu dem die neue Software implementiert werden soll. „Zwei Szenarien bieten sich dabei an“, erklärt Dirk Janssen, Manager beim SAP-Mittelstandspartner Versino: zum Ende oder während des laufenden Geschäftsjahres. Ersteres hat den Vorteil, dass wenige Bewegungsdaten übernommen werden müssen.
Nachteilig wirkt sich dabei aus, dass die Implementierung der neuen Software in die ohnehin schon stressige Phase des Jahresabschlusses fällt. Während des Jahres ist es dagegen ruhiger, es sind dann allerdings mehr Bewegungsdaten in das neue System zu übernehmen. Ein Zwischenabschluss vor der Altdatenübernahme erleichtert dies. Neben dem richtigen Zeitpunkt tragen die Projektmitarbeiter wesentlich zu einer erfolgreichen Einführung von Standardsoftware bei. Benennen Sie einen eigenen Projektleiter in Ihrem Unternehmen und fordern Sie einen verantwortlichen Ansprechpartner bei ihrem ausgewählten Softwarehersteller und gegebenenfalls bei dessen Systemhauspartner an. Bei der Auswahl der Projektmitarbeiter ist zum einen auf die fachlichen Qualifikationen zu achten, zum anderen auf „Soft Skills“. Hohe Kommunikations- und Dokumentationsfähigkeit sind in solchen IT-Projekten sehr wichtig. Methodik und Disziplin bilden weitere Anforderungen, die Sie an jeden der
Beteiligten stellen müssen. Für die interne Projektleitung gilt es, die Motivation der Mitarbeiter zu erhöhen, die Kommunikation auf allen Ebenen zu gestalten, Moderation zu übernehmen, Maßnahmen festzulegen und gleichzeitig die notwendigen Fachkenntnisse und Erfahrung des Teams bei der Einführung von Standardsoftware vorzuweisen. Die Bereitschaft zur Prozessumstellung muss bei allen Beteiligten vorhanden sein. Zeigen Sie auf, welchen Nutzen eine neue Software den Anwendern bringt. Denken Sie daran, dass Ihre Mitarbeiter eher bereit sind, ein Projekt mitzutragen, wenn dadurch messbare Vorteile für das Unternehmen und für sie selbst, beispielsweise Zeitgewinn, entstehen. Kommunizieren Sie den angestrebten Nutzen deshalb auch bei qualitativen Veränderungen mittels Kennzahlen, die erzielte Verbesserungen quantifizieren. 5) Festpreis vereinbaren
Die Total Costs of Ownership (TCO) bilden in Projekten eine wichtige Kenngröße. Bei IT-Vorhaben gehören dazu Kosten wie Softwarelizenzen, Ausgaben für Hardware, Dienstleistungen wie Beratung und Entwicklung, Reisekosten, Spesen, Aufwendungen für Schulungen, Wartung, Update und Upgrade sowie Kosten für Support und Hotline. Bei der Kalkulation und den Preisverhandlungen sollten Sie bedenken, dass Systemhäuser und -integratoren ihr Geld mit der Marge auf die Software, meist 30 bis 40 Prozent, aber vor allem mit der Dienstleistung verdienen. Um einen Auftrag zu gewinnen, rechnen Systemhäuser deshalb bei den Kosten für die Hardware oft mit Minusmargen und nutzen ihren Spielraum bei den Lizenzkosten, den sie dann durch einen hohen Dienstleistungsanteil bei der Projektrealisierung zurückholen wollen. Da es zum Wesen komplexer Projekte gehört, dass unerwartete Probleme auftauchen, reichen dann beispielsweise die kalkulierten Manntage oft nicht mehr aus, was zu
steigenden Kosten führt. Deshalb empfiehlt Jörg Rehage, Gründer der Technologie- und Organisationsberatung F&M Consulting: „Kaufen Sie keine Software, kaufen Sie ein Projekt.“ Garantierte Festpreise sind eine Möglichkeit, um sich vor einer Kostenexplosion zu schützen. Eine Investitionsreserve ist dennoch unerlässlich, doch wird diese von den wenigsten Unternehmen sorgfältig genug verwaltet. Es genügt nicht, Termine zu kontrollieren und Kosten zu verfolgen. Sie müssen den Projektfortschritt in klare Relation zur Kostenentwicklung setzen. Um Vermögensschäden zu vermeiden und Vorleistungen zu sichern, empfiehlt sich zudem eine Projektversicherung durch den Systemhauspartner. Wenn Sie Softwareerweiterungen, so genannte Add-ons, eines Implementierungspartners des Softwareherstellers installieren, sollte zudem sichergestellt sein, dass dieser Partner den Quellcode der Standardsoftware besitzt. Bei jedem Upgrade des Anwendungspakets müssen
die dort vorgenommenen Veränderungen auch bei den Erweiterungen des Partners eingepflegt werden. Stellen Sie sicher, dass diese Kosten bereits in den Wartungsverträgen enthalten sind. Der reine Vergleich von Anschaffungs-, Einführungs- und Betriebskosten zwischen betrachteten Systemalternativen gibt aber noch keinen ausreichenden Aufschluss über deren tatsächliche Wirtschaftlichkeit. Erst wenn man den jeweiligen Nutzen (siehe Punkt 1) einbezieht, der sich aus den verschiedenen Produkten ergibt, ist eine evidente Entscheidungsgrundlage für die Softwareauswahl gegeben. 6) Meilensteine setzen Ziele und Zeiten der Softwareeinführung sollten Sie gemeinsam mit dem Projektteam festlegen. Stellen Sie sicher, dass Kunden und Anbieter bei der Prozessdefinition wirklich vom gleichen Ablaufvorgang sprechen und nicht nur glauben, dass sie es tun. Zeigen Sie deshalb schriftlich genau auf, wie beispielsweise Ihre Standardangebote aussehen und wie Sie diese abwickeln