IMMER MEHR mittelständische Unternehmen lösen ihre oft selbst gestrickten Altsysteme durch Standardsoftware ab. Sie wollen den Zeitaufwand und die Kosten einer Systemeinführung dadurch verringern, dass sie konsequent den Standard einführen und auf jegliche Anpassungsprogrammierung verzichten. Doch gerade bei komplexen Projekten decken Standardlösungen so gut wie nie wirklich alle Unternehmensanforderungen ab. Die Folge: Entweder müssen die Prozesse angepasst werden, oder die Software ist zu modifizieren. Beides verursacht Aufwand. Um den Zeit- und Kostenplan von IT-Projekten einzuhalten, ist deshalb ein effizientes Projekt-Management erforderlich. 1) Notwendigkeit überprüfen Nicht immer ist der Wechsel von einer alten Lösung auf eine neue Standardsoftware, wie ein ERP-System, zwingend notwendig.
Prüfen Sie zunächst, ob sich Ihre Prozesse, die Anforderungen Ihrer Kunden und Lieferanten und die gesetzlichen Vorgaben tatsächlich so massiv geändert haben, dass sie sich mit der vorhandenen Software nicht mehr abbilden lassen. In manchen Fällen genügt das alte System den Anforderungen, wenn das Unternehmen seine Geschäftsprozesse vereinfacht. Viele scheinbar notwendige, aber fehlende Funktionalitäten sind dann möglicherweise entbehrlich. Vielleicht vergehen auch einige Jahre, bis der erhoffte Effizienzvorteil des neuen Systems die Umstellungs- und Einführungskosten eingefahren hat. Definieren Sie deshalb genau, welchen konkreten Nutzen die neue Software bringen soll. Legen Sie dazu messbare Kenngrößen fest, um den Erfolg eines Projekts anhand einer RoI-Betrachtung zu ermitteln. Das kann in ERP-Projekten beispielsweise die Kapazitätsauslastung der Produktionsmaschinen vor und nach Einführung der neuen Software sein. Und wenn in
CRM-Projekten (Customer Relationship Management) die Angebotsbeschreibung optimiert wird, sollten später auch tatsächlich mehr Angebote pro Mitarbeiter generiert werden und der Anteil fehlerhafter Angebote sinken. 2) Bewertungsverfahren festlegen Eines der Hauptprobleme bei der Implementierung der Software ist die Anpassung der realen Geschäftsvorgänge an die im Standard hinterlegten Prozesse. Deshalb sollten mit Hilfe der Fachbereiche, zum Beispiel des Rechnungswesens oder der Lagerverwaltung, die bestehenden Abläufe vor dem Kauf der Software analysiert werden. Die Dokumentation der Abläufe erleichtert beispielsweise der GPS-Software-Atlas (www.gps-ulm.de) Aus den künftigen Organisationsabläufen ergeben sich dann wesentliche Anforderungen an das ERP-System. In vielen Projekten erweist es sich als besser, die Standardsoftware beispielsweise nach den Erfordernissen der Auftragsabwicklung auszusuchen, anstatt diese
dem vorhandenen Standard anzupassen. Wenn die Anforderungen erhoben und im Pflichtenheft festgehalten sind, kann das Bewertungsverfahren festgelegt werden. Definieren Sie die dafür notwendigen Parameter wie Muss- und Kann-Anforderungen auf jeder Ebene des Anforderungskatalogs. Überprüfen Sie diese Kriterien auf ihren Erfüllungsgrad durch die Software wie etwa „hundertprozentig durch den Standard abgedeckt“ oder „teilweise“ beziehungsweise „vollständige Anpassung ist erforderlich“. 3) Geeignete Software auswählen
Die Auswahl der geeigneten Standardsoftware entscheidet in hohem Maß über den Nutzen für das Unternehmen im Produktiveinsatz, aber auch über den Implementierungserfolg (siehe hierzu auch www.cw-mittelstand.de/index.cfm?webcode=561783). Nehmen Sie etwa sechs Produkte in die Vorauswahl und überprüfen Sie diese nicht nur auf die funktionalen Anforderungen aus den Fachbereichen und auf die Integrationsfähigkeit der gewünschten Module, sondern auch darauf, ob sie sich in die bestehende Systemlandschaft integrieren lassen. Die Nichterfüllung eines im Bewertungskatalog festgelegten K.o.-Kriteriums sollte zum sofortigen Ausschluss eines Produkts aus dem Auswahlverfahren führen. Lassen Sie sich von den Anbietern die Anzahl der Installationen in einem vergleichbaren Umfeld und Referenzen in einem vergleichbaren Industriesegment nennen. Wichtig ist hierbei auch, eventuell benötigte Sprachbeziehungsweise Länderversionen abzufragen, die die spezifischen