Das Leasing der Hardware ist eine Alternative zum Kauf, die sich vor allem bei den teureren Hochleistungsgeräten anbietet. Alle Druckerhersteller bieten selbst oder mit Leasing-Partnern entsprechende Modelle an. Leasing schont die Liquidität des Unternehmens und den Kreditrahmen bei der Hausbank. Beides ist im Hinblick auf die aktuelle, durch Basel II hervorgerufene restriktive Kreditvergabepraxis wichtig für die finanziellen Handlungsspielräume von Unternehmen. Hinzu kommen günstige Aspekte bei Steuern und Bilanzen. Gleichzeitig verfügt man immer über die neueste Technologie, da die geleasten Produkte nach Vertragsende wieder zurückgenommen werden.
Viele Unternehmen gehen noch einen Schritt weiter und legen das gesamte Output-Handling in die Hand eines externen Partners. Mittlerweile bietet jeder Druckerhersteller ein solches Programm mit klangvollem Namen an. "Printadvantage" heißt es bei Hewlett Packard, "Kyoconsult" bei Kyocera, "Value Print" bei Lexmark, "Pay per Page" bei Ricoh und "E-Click" bei Xerox.
Drucken als Service
Stellvertretend für diese Hersteller erläutert Peter Sturmfels, Business Manager von Ricoh, das dahinter stehende Konzept: "Der Anwender erhält ein passendes System mit umfassender Kostentransparenz, um die Gesamtkosten für Bürokommunikation deutlich zu senken." Die gelieferte Lösung besteht aus einheitlichen Drucksystemen mit einem Portfolio an Schwarzweiß- und Farbdruckern - vom Desktop- bis zum Hochleistungssystem - sowie Multifunktionssystemen mit Druck-, Scan-, Kopier- und Faxmöglichkeiten. Sturmfels nennt auch die Kalkulationsgrundlage: "Die Anwender zahlen einen vertraglich festgelegten Seitenpreis, egal ob kopiert, gedruckt oder gefaxt wird. Dabei wird eine Mischkalkulation aus Druck-, Fax- und Kopierkosten zugrunde gelegt. Durchschnittlich rechnen wir mit 4,1 Cent für eine kopierte Seite, neun Cent für eine Druckseite und 11,7 Cent für ein Fax. Unser Kunde bekommt dennoch einen Einheitspreis von 4,6 Cent pro Seite." Darin enthalten sind Gerätemiete, alle Verbrauchsmaterialien sowie Support vor Ort. Kritiker warnen allerdings vor dem Kleingedruckten: Im Vertrag ist normalerweise eine feste monatliche Abnahme von Seiten festgelegt. Liegt der Anwender darunter, muss er trotzdem die vereinbarte Zahl an Seiten bezahlen. Mit dem Pay-per-Page-Konzept kann das Unternehmen die anfallenden Druckkosten problemlos auf jede einzelne Abteilung umlegen, da jeder Benutzer beim Drucken, Faxen und Kopieren seine ID eingeben muss. Allein dadurch entsteht bereits ein Einspareffekt: Weil jedem Anwender seine komplett verursachten Kosten vor Augen geführt werden, überlegt er sich, ob denn jeder Druckvorgang wirklich notwendig ist.
Ein Administrations-Tool bietet die Online-Verwaltung der Systeme. Der Hersteller erhält automatisch Statusmeldungen zu Toner, Papiervorrat und Zählerstand sowie eine E-Mail-Benachrichtigung bei Störungen. So kann er sich rechtzeitig in Bewegung setzen und Stillstandzeiten minimieren.
Drucken, Kopieren und Faxen sind jedoch nur Teilprozesse des Output-Managements. Die heutigen Anforderungen reichen weit darüber hinaus, viele Unternehmen zählen mittlerweile die Bereiche Mail, Web und Archiv dazu. Sie benötigen neben den Ausgabesystemen entsprechende Lösungen für die Verteilung von Daten aus unterschiedlichsten Applikationen auf Drucker, Fax, Web, Mail oder Archiv. Eine vordefinierte Prozesssteuerung legt dabei fest, ob der Output eines Anwenders auf dem Farbprinter, in der Hausdruckerei oder auf dem Mail-Server landet. Wesentliche Bestandteile sind die Übernahme unterschiedlichster Datenformate und deren Umwandlung in entsprechende Ausgabeformate (beispielsweise PCL, PDF, TIFF oder PS).
Erst denken, dann drucken
Allerdings kommt eine solche Komfortlösung wegen der hohen Einstiegskosten nur für Unternehmen mit großem Output-Aufkommen in Frage. Ein Grundsatz zur Kostensenkung hilft jedoch jedem Anwender: Erst denken, dann drucken. Am wenigsten kostet eine Seite immer noch, wenn sie erst gar nicht gedruckt wird. (uk)
Wolfgang Taschner, freier Journalist und Berater in Wörthsee.