Trotz - oder gerade wegen - der Nutzung von Internet und E-Mail steigt weltweit das Druckvolumen weiterhin an. Das "papierlose Büro" kommt ohne bedrucktes Papier nicht aus: 130 Milliarden Seiten prognostiziert Dataquest für das Jahr 2006. Das entspricht einer Steigerung von rund zehn Prozent gegenüber 2004. Damit hat sich das Druckaufkommen in den vergangenen zehn Jahren nahezu verdoppelt. Parallel zu dieser Steigerung wurden in den Unternehmen permanent neue Drucker angeschafft; meist nach individuellen Bedürfnissen der Arbeitsgruppe oder Abteilung - und meist ohne Abstimmung untereinander.
Kunterbunt ist teuer
Wie sich dieser Trend in der Praxis widerspiegelt, zeigt das Beispiel der Schlafhorst GmbH. Der zur Schweizer Saurer Group gehörende Textilmaschinenhersteller mit über 500 Mitarbeitern betrieb laut IT-Manager Klaus Lehmgrübner früher eine "kunterbunte Mischung aus 554 Kopier-, Druck- und Faxsystemen in 149 verschiedenen Varianten von 23 unterschiedlichen Herstellern". Vor allem die laufenden Kosten waren Lehmgrübner ein Dorn im Auge: "Fast jedes Gerät benötigte andere Verbrauchsmaterialien wie Toner oder Cartridges, die über einen zeitaufwändigen Einkaufsprozess beschafft und an verschiedenen Orten bevorratet werden mussten. Hinzu kamen zahlreiche Supportverträge mit den unterschiedlichen Druckeranbietern." An manchen Tagen waren gleichzeitig Wartungskräfte mehrerer Gerätehersteller im Haus.
Wildwuchs entfernen
Ein Projektteam von Ricoh Deutschland analysierte die Druckerlandschaft von Schlafhorst mit dem Ziel, die Zahl der Systeme zu reduzieren und dennoch weiterhin das anfallende Druckvolumen von rund 500000 Seiten im Monat bewältigen zu können. Um die Fülle an Informationen über Systeme und Standorte besser beurteilen zu können, wurden alle verwendeten Geräte in die entsprechenden Raumpläne eingetragen und je nach Funktion farbig markiert. Nach langwierigen Befragungen der Benutzer, internen Diskussionen und Abwägungen wurde das neue Konzept in die Praxis umgesetzt: Die Zahl der Output-Systeme sank von 554 auf 126, statt 149 Varianten gibt es nur noch sechs, und die stammen allesamt vom gleichen Hersteller. Trotz Umstieg auf teure Multifunktionsgeräte blieb unter dem Strich eine Kosteneinsparung von über 20 Prozent.
Verallgemeinern lässt sich dieses Beispiel jedoch nicht. Denn die Abläufe und Anforderungen sind in jedem Unternehmen anders. Sie systematisch zu erfassen ist deshalb die wichtigste Voraussetzung für ein effizientes Output-Management (siehe Checkliste).
Die daraus resultierende Konsolidierung im Unternehmen mündet in der Regel in einer Substitution vieler verschiedener Arbeitsplatzdrucker durch ein modernes, leistungsfähiges Multifunktionssystem: Drucken und Kopieren von 75 Seiten pro Minute sind damit möglich, hinzu kommt Einscannen mit der gleichen Geschwindigkeit. Nachfolgende Bearbeitungsschritte wie Falzen, Heften und Lochen lassen sich ebenfalls von diesen Multitalenten erledigen.
Solche Hochleistungsgeräte sind allerdings nicht gerade billig in der Anschaffung. Deshalb empfiehlt Ulrich Waßen, Business Manager der Lexmark Deutschland GmbH, Unternehmen, die den Dokumenten-Output in eigener Regie betreiben und die Hardware kaufen sowie den Support und das Verbrauchsmaterial inhouse organisieren möchten: "Hier ist es besonders wichtig, auf homogene und multifunktionale Geräte zu setzen. Erst die Harmonisierung der Beschaffungsprozesse für Verbrauchsmaterialien und Support schafft die Voraussetzungen für dauerhafte Kostenreduzierung." Denn die Kosten der Anschaffung sind nur eine Seite der Medaille: "Ein preisgünstiges Gerät kann seinen finanziellen Vorteil durch höhere Kosten für Verbrauchsmaterial und Wartung schnell verlieren, da über mehrere Jahre gesehen die Verbrauchskosten in der Regel höher sind als die Anschaffungskosten."
Ähnlich argumentiert Frank Koths, Marketing Manager der Xerox GmbH: "Kauf und Eigenbetrieb von Output-Geräten bieten sich vor allem für Unternehmen an, die ein vergleichsweise geringes monatliches Druckvolumen mit tendenziell kleineren Geräten erstellen."
Alternative Leasing
Exakte Zahlen nennt Frank Irmer, Channel Development Manager der Hewlett-Packard GmbH. Nach seinen Angaben stehen Anschaffungskosten von 58000 Euro Tonerkosten in Höhe von 40000 Euro im Jahr gegenüber. Hinzu kommen jährliche Wartungs- und Reparaturkosten von gut 10000 Euro. Noch nicht eingerechnet sind dabei die Ausgaben für interne Logistik, Bestellungen und Rechnungswesen, Ausfallzeiten, Planung und Kontrolle, die sich nochmals auf knapp 10000 Euro belaufen.
In einem sind sich alle Anbieter einig: Der große Nachteil beim Kauf liegt darin, dass der Käufer nicht kontinuierlich auf dem aktuellen Stand der Technik ist. Es sei denn, er kann seine Geräte nach einigen Jahren gut weiterverkaufen, bevor er sich neue anschafft.