Wikis erhöhen Produktivität im Mitarbeiterportal

26.06.2007
Von Thorsten Heid
Unternehmensportale waren das große Hype-Thema vor ein paar Jahren, heuten reden alle über Wikis. Viele IT-Verantwortliche stellen sich nun die Frage, wie die beiden Ansätze zusammenpassen könnten.

Wissen ist Silber, der breite Zugang zum Wissen Gold. Der Gedanke, dass wichtige Informationen innerhalb eines Unternehmens einfach, schnell und zielgruppengerecht zur Verfügung gestellt werden, fasziniert Fachbereiche, Projektteams und Wissensmanagement-Strategen. So berichtete die Computerwoche jüngst über die Studie des Marktforschungsunternehmens Berlecon Research GmbH zum Einsatz der Web 2.0 Technologien und deren positiven Auswirkungen auf innerbetriebliche Kommunikation.

Doch nicht alle IT-Entscheider planen bereits eine aktive Umsetzung dieser Strategie – dies bestätigt auch eine im April veröffentlichte, mit rund 2.800 Top IT-Entscheidern global durchgeführte Studie von McKinsey mit dem Titel "How businesses are using Web 2.0" (Registrierung erforderlich). Danach haben nur 40 Prozent der Befragten praktische Erfahrung mit Wikis oder planen deren Einsatz.

Wie passen Wikis in Unternehmens-Portale?

Wikis können in Portalen das kollektive Prozesswissen der Mitarbeiter kontextabhängig bereitstellen.
Wikis können in Portalen das kollektive Prozesswissen der Mitarbeiter kontextabhängig bereitstellen.

Unternehmens-Portale verfolgen im Wesentlichen das Ziel, die Produktivität der Anwender zu erhöhen, indem rollenbasiert sämtliche Informationen, Daten und Applikationen in einem passenden Kontext bereitgestellt werden. Viele Unternehmen bieten heute den eigenen Mitarbeitern (aber auch Kunden oder Lieferanten) effiziente Web-basierende Portal-Arbeitsplätze.

Gleichzeitig fällt jedoch auf, dass die meisten Portale – allen voran interne Mitarbeiterportale – zu sehr durch einen technischen Integrationscharakter geprägt sind. So kann der Endanwender beispielsweise schnell und gezielt auf eine bestimmte Auswertung oder gewünschte Softwareanwendung zugreifen. Gleichzeitig mangelt es jedoch an prozess-, anwendungs- oder datenbezogenem Wissen direkt dort, von wo aus im Portal eine Information ab- oder eine Anwendung aufgerufen wird. Die Folge: Der Anwender gelangt über das Portal schnell an eine bestimmte Stelle, muss dann aber sehr umständlich die nötigen Informationen recherchieren, um die richtigen Arbeitsschritte ausführen zu können. Genau an dieser Stelle können Wikis im Portal-Kontext von großem Nutzen sein.

Prozesse ohne Wissen

Die Klassiker in einem Firmenportal sind die "Employee Self Services", also die Bereitstellung von Daten und Funktionen, mit denen Mitarbeiter unter anderem die eigene Bankverbindung ändern, einen Reiseantrag stellen oder online einen Gehaltsnachweis drucken können.

Eine solche Selbstbedienung soll die Prozesskosten senken, weil Mitarbeiter schnell, ad-hoc und dezentral diese Aufgaben erledigen können. Bestandteil eines solchen Szenarios ist auch, die Mitarbeiter die Anwendung ohne Schulung bedienen können, weil sie selbsterklärend ist.

Und wie sieht die Praxis aus? Der Mitarbeiter findet zwar schnell die passende Funktion im Portal (zum Beispiel für die Online-Reisekostenabrechnung). Die Dokumentation im Portal beschreibt auch, welche Buttons wann anzuklicken sind. In der Praxis fehlt es indes häufig am Prozesswissen: Wie war das doch gleich mit der Angabe von Spesen für Firmenreisen zum Firmenhauptsitz in München? Und wie sollen eigentlich geschäftliche Auslagen, die mit privater Kreditkarte gezahlt wurden und deren Belege verloren gegangen sind, eingebucht werden und welche First ist einzuhalten...?

Das Portal-Dilemma: Die verteilten Zutaten für das Essen werden aus allen Backend-Systemen schnell und rollenbasiert dem Anwender bereitgestellt, aber das Rezept, um mit den Zutaten kann das Gericht zu kochen, fehlt leider.

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