Das Personalmanagement ist ein Bereich, in dem administrativer Aufwand zur Tagesordnung gehört. Viele der täglichen Aufgaben sind repetitiv und erzeugen Mehraufwand, weil Personaler hauptsächlich Daten verwalten. Dabei liegt genau in dieser Arbeit Potenzial, sich Freiräume zu verschaffen, denn administrative Aufgaben lassen sich einfacher digitalisieren und automatisieren als andere. Die Optimierung von HR-relevanten Kernprozessen spart Unternehmen deshalb nicht nur Zeit und Kosten, sondern lenkt den Fokus wieder auf das, was im Personalwesen eine ganz besondere Bedeutung hat: die menschliche Komponente und somit die zwischenmenschliche Kommunikation.
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Beispielsweise ist die Abteilung Human Resources (HR) für die Belegschaft oft erster Ansprechpartner bei Problemen, denn von Personalern wird erwartet, immer ein offenes Ohr für alle zu haben. Wenn das Personalwesen für solche sinnstiftenden, kreativen sowie zwischenmenschlichen Aufgaben mehr Zeit aufwenden kann, birgt das für das Unternehmen vielfältige Vorteile:
• Das Personal ist zufriedener,
• die Fluktuation verringert sich,
• das Management hat einen Ansprechpartner in Sachen Mitarbeiterführung,
• Administratives wird effizienter sowie fehlerfreier erledigt und
• auch HR-Mitarbeiter stehen mehr mit ihrer Arbeit im Einklang.
Routineprozesse durch wertschöpfende Aufgaben ersetzen
Doch für welche konkreten HR-Aufgaben genau sollten Personaler mehr Zeit investieren? Ganz klar stehen die Vermittlung zwischen Management und Belegschaft sowie die Mitarbeiterentwicklung und das Teambuilding im Vordergrund. Für die Beschäftigten bleiben Personaler die ersten Ansprechpartner. Doch auch das Management wird in Zukunft bei Strategiefragen auf die HR-Abteilung zurückgreifen. Für alle Parteien wird der Personaler mehr und mehr zum Coach und Mentor.
Genau deshalb sprechen Experten heutzutage vom Change Manager, wenn sie die Aufgaben eines Mitarbeiters im Personalwesen zukunftsorientiert betrachten. Der Change Manager überwacht die Effizienz von automatisierten Prozessen und ist damit in der Organisationsentwicklung im Unternehmen Teil der Struktur- und Systemveränderungen. Sein Fokus liegt auf der Befähigung der Mitarbeiter und deren Austausch mit der Führungsebene.
Die Automatisierung von alltäglichen Prozessen
Repetitive und stumpfsinnige Tätigkeiten sollten deshalb nicht mehr zu den Hauptaufgaben eines Personalers gehören. In der Praxis zeigt sich häufig aber noch ein anderes Bild. Dabei können selbst komplexe To-dos wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung durch Automatisierungen erleichtert werden. Dadurch spart die HR nicht nur Zeit, auch die Fehlerquote wird durch eine Automatisierung verringert. Das gilt ebenso für die Aktualisierung von Mitarbeiterdaten wie Adress- oder Namensänderungen und krankheitsbedingte Ausfälle.
- 10 Trends in der Personalarbeit
Die Digitalisierung sowie der Fachkräftemangel wirken sich auch nachhaltig auf die Denk- und Arbeitsprozesse in Personalabteilungen aus. Der Bundesverband der Personalmanager (BPM) nennt zehn Trends, die zunehmend im Bereich Human Resources Platz greifen und die "digitale HR" prägen werden. - 1. Künstliche Intelligenz ethisch hinterfragen
Künstlicher Intelligenz (KI) sorgt in Personalabteilungen für Effizienzgewinne. Personaler sollten deshalb den Nutzen intelligenter Techniken ethisch auszuloten und verantwortungsvoll damit umgehen. - 2. Bildung in der Arbeitswelt 4.0
Die Arbeitswelt 4.0 erfordert eine Neuausrichtung der Weiterbildungsangebote in den Betrieben sowie eine neue Lern- und Bildungskultur in den Ausbildungseinrichtungen. Personaler sind gefordert, für diesen Bedarf entsprechende Lernangebote zu entwickeln. - 3. Kollaborative Arbeitskonzepte
Aufgaben und Themen werden komplexer und lassen sich nur noch in interdisziplinären Teams erfolgreich bearbeiten, weshalb Co-Working-Konzepte, ortsunabhängiges Arbeiten und neue kollaborative Methoden der Zusammenarbeit im Team zur Standardanforderung für den Arbeitsplatz der Zukunft werden. Das Personalwesen steht vor der Herausforderung, aus den vielen Facetten des Arbeitsplatzes der Zukunft einen individuell passenden Rahmen für jeden Mitarbeiter zu konzipieren. - 4. Recruitingmaßnahmen verändern
Fach- und Führungskräfte sind zunehmend wechselwilliger. Dieser Umstand macht bisherige Rekrutierungsmechanismen und Karriereangebote hinfällig. Die Bewerberansprache braucht neue Vorzeichen, um Fach- und Führungskräfte zu aktivieren. Ferner geht es um die Rekrutierung ausländischer Fachkräfte. - 5. Mitbestimmung 4.0
Agilität wird auch in der Zusammenarbeit zwischen Personalern und Betriebsräten ein wichtiges Thema. Betriebsräte werden sich verstärkt Fragen nach agilen Arbeitsumfeldern stellen müssen. Im Schulterschluss mit der Personalabteilung geht es darum, die Betriebsverfassung an die Veränderungen anzupassen und neue Regeln für die Mitbestimmung abzuleiten. - 6. Wettbewerbsfaktor Diversity
Die Wahrnehmung des Themas Diversity hat sich in Unternehmen gewandelt. Viele haben erkannt, dass sie im Wettbewerb erst erfolgreich sein können, wenn Mitarbeiter unterschiedlicher Prägung und aus unterschiedlichen Kulturen in Teams zusammenkommen. - 7. Mitarbeiterpotenzial fördern
Auch in Zeiten von Robo-Recruiting bleibt das Herzstück der Personalarbeit, das Potenzial der Belegschaft zu entfalten. Dabei kommt es im Zuge einer wachsenden Technisierung vor allem darauf an, Mitarbeiter in ihrer Entwicklung aktiv zu unterstützen. - 8. Agile Führung
Mit wachsender Komplexität und fortschreitender Digitalisierung muss auch die Führung agiler werden. Aufgabe der HR ist es, ihrer Führungsetage im Dialog mit den Mitarbeitern Hilfestellung zu geben. Ziel sollte sein, Führungskräfte zu Coaches und Vorbildern zu entwickeln, die offen und kritisch Themen reflektieren und ihren Mitarbeitern mehr Eigenverantwortung zugestehen. - 9. Mitarbeitersicht einnehmen
Immer mehr Personaler verfolgen den Employee-Experience-Ansatz. Dieser hilft ihnen, die Sicht des Mitarbeiters einzunehmen, wenn es um die Akzeptanz von HR-Services geht. - 10. Betriebliches Gesundheitsmanagement
Arbeitgeber werden zunehmend mit den Auswirkungen der Entgrenzung von Berufs- und Privatleben konfrontiert. Für die Personalentscheider geht es jetzt verstärkt darum, die schleichende Entgrenzung nicht zum Gesundheitsrisiko werden zu lassen. Das betriebliche Gesundheitsmanagement sollte integraler Bestandteil der Unternehmenskultur sein, um Achtsamkeit und Resilienz systematisch zu stärken.
Besonderes Augenmerk sollte auf das Onboarding und Offboarding gerichtet werden, wenn man bedenkt, dass jeder fünfte Mitarbeiter bereits innerhalb der Probezeit wieder kündigt. Das bedeutet für das Personalwesen: Es sollte einen Schwerpunkt auf die Konzeption und Umsetzung des Onboarding setzen, statt Kollegen hinterherzurennen und sie an ihre Onboarding-Aufgaben zu erinnern. Vielmehr sollte es eine zentrale Aufgabe der HR im Onboarding-Prozess sein, neue Mitarbeiter persönlich zu unterstützen und regelmäßig ihr Feedback einzuholen. Durch mehr zwischenmenschliche Interaktion kann die Mitarbeiterfluktuation und gleichzeitig der Aufwand für Personaler verringert werden.
Eine Studie von Personio und Bitkom zeigt, dass auch im Bewerbermanagement Nachholbedarf herrscht: Rund 65 Prozent der Unternehmen finden keine entsprechenden Bewerber für die offenen Stellen. Software kann hier helfen. Denn was die Studie auch zeigt: Unternehmen mit softwaregestützten Prozessen sind erfolgreicher, wenn es um Einstellungen geht. Kein Wunder: Der gesamte Bewerbungsprozess inklusive der Bewerberkommunikation verläuft schneller und effizienter. Das erwarten Digital Natives - also Menschen, die mit der digitalen Welt aufgewachsen sind und bald schon den Arbeitsmarkt dominieren werden.
Fazit
Die Digitalisierung des Personalwesens ist überfällig. Prinzipiell lassen sich alle Kernbereiche des HR-Managements durch Software automatisieren - zumindest, wenn es um die administrativen Aufgaben geht. Gleichzeitig schafft die Digitalisierung HR-Managern und Mitarbeitern Raum für wertschöpfende Tätigkeiten. Im besten Falle sorgt das nicht nur für zufriedenere Mitarbeiter, sondern auch für mehr Erfüllung beim Personaler - und das bei gleichzeitig besseren Kennzahlen für das Unternehmen.