Zeit ist Geld - auch in der Kommunikation
Passend dazu belegte der Unternehmensberater und Buchautor Josh Bernoff bereits 2016: Monetäre (und zeitliche) Ressourcen, äquivalent zu sechs Prozent der gezahlten Gehälter eines Unternehmens, werden dazu investiert, um geschriebenes Material verständlich zu machen. Diese Zahl dürfte sich ob der steigenden Menge potenzieller schriftlicher Kommunikationskanäle bis heute weiter erhöht habe. Zudem schätzt der Sprachexperte William DuBay, dass schlechte Kommunikation fast 40 Prozent der Projektmanagement-Ressourcen eines Unternehmens ausmacht. Gute schriftliche Kommunikation ist somit wortwörtlich bares Geld.
- Diese Kommunikationsfehler sollten Sie vermeiden
Was Sie in Gesprächen und Debatten tunlichst unterlassen sollten, um Fehlinformationen, Konflikte und Imageschäden zu vermeiden. - Fachchinesisch benutzen
Mit technischem Fachjargon um sich zu werfen, ist der größte Fehler, den IT-Verantwortliche in Gesprächen mit Nicht-IT'lern machen können. Viele Experten können nicht richtig einschätzen, wie tief das eigene Fachwissen geht und wo im Gegenzug das Fachwissen des Gegenübers endet. Hier kann es schnell zu Missverständnissen und Kommunikationsstörungen kommen. - Technische Probleme beklagen
Wer in der Team- oder Vorstandssitzung über technische Probleme im Rechenzentrum oder anderen Unternehmensstellen klagt, darf sich nicht wundern, wenn diese Beschwerden Irritation und Unsicherheit auslösen. Kollegen, die nicht mit den beschriebenen Interna vertraut sind, verstehen in einem solchen Fall oft nur "Der hat massive Probleme, die er nicht in den Griff bekommt." Natürlich müssen IT-Probleme auch im großen Kreis thematisiert werden dürfen, das jedoch besser in einer sachlichen Art und Weise, die jeder verstehen und nachvollziehen kann. - Wie ein Verkäufer reden
Manager, die bislang mit einem Business-Hintergrund tätig waren, und IT-Führungspositionen übernehmen, sprechen ihre neuen Untergebenen in einem aufgeblasenen Ton an und wirken dabei häufig wie Verkäufer, die die neueste Kollektion heiße Luft präsentieren. - Keine Fragen stellen
Gute CIOs stellen sinnvolle Fragen und hören auf die Antworten. So gelangen oft neue Aspekte in die Diskussion. Dazu werden die Kollegen eingebunden und die Beziehung zwischen Manager und Team gestärkt. Warum viele IT-Verantwortliche anders vorgehen? Sie haben (meist unbegründet) Angst, als unwissend und inkompetent dazustehen. - Niemanden einbinden
Gut ausgebildete CIOs sind überzeugt von ihren eigenen Ideen, welche Techniken sich wie am besten implementieren lassen. Viele vergessen darüber jedoch, dass auch die gesamte IT-Abteilung und der Vorstand womöglich noch eigene Ideen haben. Wenn CIOs ihre eigenen Vorstellungen ohne Rückfrage durchdrücken, verärgern sie deshalb viele Kollegen - selbst, wenn es die beste und richtige Wahl war. - Ängste schüren
Wenn der Vorstand überzeugt werden muss, das IT-Budget aufzustocken, diese oder jene Anschaffung oder Migration vorzunehmen, neigen manche CIOs dazu, in ihrer Argumentation zu übertreiben oder zu simplifizieren. Wenn neue Server angeschafft werden sollen, hört sich das dann so an: "Wenn wir bis kommende Woche nicht zehn neue Server im Schrank stehen haben, bricht der ganze Laden zusammen!" - Den Wertbeitrag nicht herausstellen
Viele CIOs betonen, wie wichtig die Unternehmens-IT ist. Die Vorstände verstehen aber häufig nicht, was die IT konkret zum unternehmerischen Erfolg beiträgt. Deshalb sollten IT-Verantwortliche in Präsentationen und Diskussionen immer noch einen Schritt weitergehen, als nur in den eigenen Grenzen zu argumentieren. - Mit PowerPoint einschläfern
Zu viele Folien, zu viele Nichtigkeiten. Effiziente Präsentationen zeichnen sich dadurch aus, dass sie sich auf die wichtigsten Infos konzentrieren, die das zuhörende Publikum direkt betreffen. Im besten Fall kann gänzlich auf PowerPoint verzichtet werden - gute Präsentationen zeichnen sich dadurch aus, dass sie von selbst im Gedächtnis haften bleiben und nicht durch eine Armada von Aufzählungspunkten.
KI-Technologien als digitale Helfer
Die Beispiele zeigen: Die positiven wie negativen Auswirkungen von Sprach- und Schreibfertigkeiten sind greifbare Faktoren. Sie haben einen knallharten Effekt auf die tägliche Arbeit und das Unternehmen. Dementsprechend sollte für Wirtschaftsentscheider klar sein, dass Maßnahmen zur Förderung sowie weiteren Verbesserung der Sprachfähigkeiten der Belegschaft einen geldwerten Vorteil haben. Doch wie? Schließlich sind entsprechende Fortbildungskurse, gerade für Unternehmen mit größeren Mitarbeiterzahlen, teuer - zudem zahlen sie sich erst über einen langen Zeitraum aus. Eine schnelle(re) Lösung - künstliche Intelligenz.
KI-basierte Übersetzer beispielsweise brechen Sprachbarrieren auf, indem die neuronalen Netze selbst kleinste Eigenheiten einer Sprache im Gesamtzusammenhang verstehen - und so entsprechend geeignete Formulierungen in der Übersetzung wählen. Maschinell übersetzte Texte gleichen in der Qualität denen professioneller Übersetzungsagenturen, sind dabei aber um ein Vielfaches preiswerter und schneller.
Zudem hilft die Technik, die schriftliche Kommunikation der Anwender, also jedes Mitarbeitenden eines Unternehmens, zu verbessern. Dafür überprüft sie die Grammatik, Rechtschreibung und Stil eines Textes und schlägt im Handumdrehen Synonyme und alternative Formulierungen vor. Dabei erkennt das KI-Verfahren feinste kontextuelle Nuancen und hilft, automatisiert Texte verständlicher, flüssiger, pointierter oder lebendiger zu verfassen.
Ähnlich wie bei den gängigen Übersetzungs-Tools wird der zu verbessernde Text in eine Maske eingegeben; die Vorschläge für Optimierungen des Textes erscheinen dann mit einem Klick in einer neben gestellten Maske. Die Nutzer nehmen Vorschläge an oder lehnen sie ab und verbessern so innerhalb weniger Minuten den Schreibstil und den Wirkungsgrad ihrer Texte. Mit End-to-End-Verschlüsselung und durch umgehende Löschung der eingegebenen Texte stellen die Anbieter sicher, dass die verarbeitenden Daten jederzeit geschützt und nicht unwissentlich missbraucht werden.
Für Unternehmen, deren Mitarbeitende auf internen und externen Schriftverkehr angewiesen sind, bieten solche Tools eine kosteneffiziente und sichere Möglichkeit, die Belegschaft bei einer Aufgabe zu unterstützen, die zwar alltäglich anfällt, in den seltensten Fällen aber das volle Potenzial ausschöpft. Der Unternehmenswert kann langfristig gesteigert und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöht werden.