Erst denken, dann drucken

Laut Umfragen wandern 24 Prozent aller Druckjobs in den Papierkorb beziehungsweise zum Altpapier. Oft werden ausgedruckte Dokumente vergessen und stapeln sich an den Druckstationen oder sie landen zwar auf dem Schreibtisch, finden aber keine tatsächliche Verwendung. Das gedruckte Memo ist nach wie vor üblich und wird oft für jeden Mitarbeiter ausgedruckt, ganz gleich, ob die Information benötigt wird oder nicht. Solche "Blinddrucke" werden durch digitale Bearbeitung und Übermittlung vermieden. Des Weiteren können Dokumente zentral und online zugänglich gemacht werden. Mit durchdachtem Druckverhalten vermeiden Unternehmen also unnötigen Materialaufwand bis hin zur Energie und helfen Mitarbeitern, ihre Arbeitszeit produktiver zu gestalten.

Standardisierte Abläufe sparen Zeit und vermeiden Fehler

Jedes Unternehmen benötigt Dokumente, die für den Geschäftsablauf unentbehrlich sind. Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Bedienungsanleitungen, Bestellungen etc. werden immer im gleichen Format und in der gleichen Form erstellt. Hier können die Einstellungen im Druckmenü schon im Voraus standardisiert und festgelegt werden. Mitarbeiter erzielen so mit einem Klick die Auswahl des passenden Druckers, der richtigen Papierlade, der korrekten Farbe und der passenden Endfertigung. Durch die richtige Konfiguration wird nicht nur Zeit gespart, sondern werden auch Fehlerquellen vermieden.

Energiefresser aussortieren

Selbst die energieeffizientesten Geräte verbrauchen im Schlummermodus Strom. Das Abschalten in passiven Zeiten wie nachts oder am Wochenende hilft, Kosten zu senken. Dabei ist zu beachten, dass alte Geräte zwar noch ihren Dienst versehen, aber meist Energiefresser sind. Studien haben ergeben, dass Drucker seit 1996 an Energieeffizienz um 98 Prozent zugenommen haben. Unternehmen sollten bei der Anschaffung von Druckern unbedingt darauf achten, ob Geräte mit dem "Energy Star" ausgezeichnet sind. Das garantiert einen besonders niedrigen Stromverbrauch im Standby-Betrieb. Je nach Gerät belaufen sich hier die Einsparungsmöglichkeiten auf 50 bis 150 Euro pro Jahr. Natürlich gilt auch bei den Energiekosten die Regel, dass nur benötigte Ausdrucke die Energiebilanz positiv beeinflussen. Und Multifunktionsgeräte (MFPs) sind besonders effizient, denn sie ersetzen durch ihre vielfältigen Anwendungen Einzelgeräte wie Scanner, Kopierer, Drucker sowie Fax und benötigen dabei nur einen Bruchteil an Energie.