Intelligentes Druckmanagement bündelt Ressourcen

Oft frisst die Zusammenstellung von Unterlagen für Meetings oder Präsentationen viel kostbare Zeit. Abhilfe kann hier ein richtiges Druckmanagement schaffen, das die umständliche Sortierung von gedruckten Dokumenten unterschiedlicher Dateiformate wesentlich erleichtert. Professionellen Endfertigungsgeräten sowie Druckmanagement-Programme übernehmen diese Aufgabe und helfen nicht nur Zeit, sondern auch eine Menge an Aufwand zu sparen.

Papier hat zwei Seiten

Fast 90 Prozent aller erstellten Drucke werden nur einseitig bedruckt. Natürlich sind einseitige Ausdrucke mitunter notwendig, aber eine Bedarfsanalyse kann ergeben, dass viele Dokumente auch im Duplexformat, also zweiseitig bedruckbar sind. Mit Verwendung von Duplexdruck bei Präsentationen, Broschüren, Betriebsanleitungen, Schulungsunterlagen oder Protokolldrucken kann ein Unternehmen bis zur Hälfte an Papier einsparen.

Wird die Duplexfunktion im Druckmenü fest voreingestellt, können Mitarbeiter per Knopfdruck effizienter drucken. Bei Nutzung doppelseitiger A3-Ausdrucke, die schließlich auf A4 gefaltet werden, ist der Druck um 25 Prozent billiger als mit vier einzelnen A4-Drucken.

Multifunktionsgeräte sind zentrale Alleskönner

Multifunktionsgeräte (MFPs) sind Alleskönner, die oft weit unter ihrem Leistungspotential angewendet werden. Durch den gezielten Einsatz von Teamgeräten, das heißt Multifunktionsdruckern, die zentral einer definierten Gruppe von Mitarbeitern zur Verfügung stehen, wird das Verhältnis von Platz, Energie und Ressourcen optimiert. Eine Untersuchung von Canon hat gezeigt, dass lediglich neun Prozent der Druckjobs (mit jeweils mehr als zehn Seiten Umfang) für über 60 Prozent aller Ausdrucke eines Unternehmens verantwortlich sind. Noch ein Grund, auf Multifunktionssysteme umzusteigen: Die Anzahl der gesamten Ausdrucke sinkt, denn in der Gruppe wird verantwortungsvoller mit den Druckressourcen umgegangen und nicht alles sofort ausgedruckt.