Typischerweise wird das Anwenderunternehmen am Ende der Vertragslaufzeit keine eigenen Mitarbeiter mehr haben, die die zuvor ausgelagerte Leistungen erbringen können. Daher sind Vereinbarungen wichtig, die es erlauben, die erforderlichen Betriebsmitarbeiter des Anbieters zu übernehmen. Bei der Gestaltung entsprechender Klauseln sollten die neuen Partner die Fragen des Betriebsübergangs gemäß Paragraf 613a des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) im Auge behalten. Unter Umständen kann der neue Anbieter in die Situation geraten, ungewollt Mitarbeiter übernehmen zu müssen. Auch dies sollte bereits im Vertrag mit dem Altanbieter berücksichtigt und die entsprechenden finanziellen Risiken angemessen verteilt werden. Aus Kundensicht sollte der Vertrag verhindern, dass der Anbieter in Erwartung des Vertragsendes die Zahl der für den Kunden tätigen Mitarbeiter vorzeitig reduziert.

Üblicherweise gehen zu Beginn des Vertrages auch Hard- und Software an den Dienstleister über. Um zu vermeiden, dass der Kunde am Ende der Vertragslaufzeit ohne betriebsbereite IT-Installation dasteht, sind auch hier rechtzeitige Regelungen absolute Pflicht. Sie sollten sich nicht nur auf die Übernahme von Hard- und Software erstrecken, sondern auch Methoden enthalten, wie die Partner den Kaufpreis bestimmen. Die Berechnung auf Basis des Verkehrswerts oder Buchwerts kann hier zu beträchtlichen Kostenunterschieden führen.

Ein besonderes Augenmerk gilt beim Anbieterwechsel den Softwarelizenzen. Soweit sich Applikationen ohne weiteres über den Markt beschaffen lassen, sind die Risiken geringer. Schwierig wird es im Fall von Software, für die der Outsourcing-Anbieter auch der alleinige Lizenzgeber ist. Nämliche Regeln sollten übrigens auch für Wartungs- und Pflegeverträge gelten, deren Übernahme häufig für den künftigen IT-Betrieb wichtig ist. Eine nicht minder wichtige Vereinbarung sollte sich auf die während der Laufzeit entstandenen Urheberrechte und gewerblichen Schutzrechte erstrecken. Kann der Kunde mangels eigener Rechte dem neuen Anbieter nicht den aktuellen Stand der Entwicklungen zur Verfügung stellen, so dass der sich das erforderlich Wissen erst selbst aneignen muss, drohen erhebliche Mehrkosten.

Allgemein empfiehlt es sich, im Outsourcing-Vertrag regelmäßige Berichts- und Dokumentationspflichten aufzulisten. Damit können die Partner die Vertragserfüllung dokumentieren und die Grundlage für die Übernahme der Pflichten durch einen Dritten schaffen. Üblicherweise holen sich Anwender in großen Outsourcing-Projekten mehrere Angebote ein. Eine entsprechende Mitwirkungspflicht des aktuellen Anbieters gehört daher ebenfalls in jeden Outsourcing-Vertrag.

Klärungsbedürftig ist, ob die benötigten Unterstützungsleistungen gesondert zu vergüten sind. Auch für die Einigung über diese Frage gibt es keinen besseren Zeitpunkt als vor der Unterzeichnung des Vertrages, da so beide Seiten unliebsame Überraschungen vermeiden können. Ob man sich als Kunde darauf einlässt, die Hilfe des Anbieters wert- oder stundenmäßig zu beschränken oder gar davon abhängig zu machen, welche Seite die Beendigung des Vertrages durch ihr Verhalten zu verantworten hat, ist in jedem Einzelfall zu entscheiden. Empfehlenswert aus Kundensicht sind in jedem Fall klare Regelungen zur Vergütung der Unterstützungsleistungen, der Ausschluss von jeglichen Leistungsverweigerungsrechten, solange der Kunde die geschuldete Vergütung entrichtet, und eine Regelung zur Streitbeilegung, die eine schnelle Klärung von Meinungsverschiedenheiten ermöglicht, ohne dass der Anbieter während dieser Klärung