Eine nicht unbeträchtliche Zahl von Outsourcing-Verträgen scheitert vorzeitig. Aber auch sonst ist irgendwann das Vertragsende erreicht. Bei der Frage, wie es nun weitergehen soll, wird der Kunde häufig den Wunsch verspüren, den Anbieter zu wechseln oder die Leistungen wieder selbst zu erbringen (Insourcing). Aus Sicht des Kunden ist wichtig, auf diese Situation vorbereitet zu sein, da jede Unterbrechung oder Störung der Geschäftsabläufe vermieden werden muss, wenn ein neuer Dienstleister ausgelagerte Tätigkeiten übernimmt.

Mit den Vorbereitungen auf einen Anbieterwechsel kann man nicht früh genug beginnen. Grundlage für einen reibungslosen Provider-Tausch sind die Verhandlungen vor Beginn des Outsourcing-Projekts: Nie wieder sind die Aussichten so gut, die eigenen Vorstellungen einzubringen. Gegen Ende der Laufzeit des Vertrages ist die Beziehung möglicherweise ohnehin abgekühlt; spätestens in dem Moment, in dem klar ist, dass es zu einem Anbieterwechsel kommt, wird der aktuelle Dienstleister jeglichen zusätzlichen finanziellen Aufwand vermeiden wollen.

Um sicherzustellen, dass der Kunde auch in dieser Phase den benötigten Leistungsstandard erhält, muss das Vertragswerk daher ausreichend Vorsorge für die Endphase der Partnerschaft vorsehen. Nur so können Verzögerungen und zusätzliche Kosten vermieden werden. Bei ungenügender Vorbereitung merkt der Kunde unter Umständen erst jetzt, dass ein Anbieterwechsel nicht möglich ist.

Erforderlich ist zunächst, dass der Outsourcing-Vertrag nach Ende der eigentlichen Laufzeit eine geregelte Abwicklung vorsieht. Während dieser Zeit ist der Anbieter dazu verpflichtet, mit dem Kunden oder dem neuen Anbieter zusammenzuarbeiten. Neben der allgemeinen Verpflichtung zur störungsfreien Betriebsübergabe kann der Leistungsumfang auch detailliert aufgelistet werden. Beispielsweise kann der Dienstleister ausdrücklich zur Übergabe von Unterlagen und zur Mitarbeiterschulung angehalten werden. Leistungen, deren Notwendigkeit beim Vertragsabschluss noch nicht absehbar ist, sollten sich gegebenfalls nachträglich in die Liste aufnehmen lassen. Der Kunde sollte sich das Recht vorbehalten, die Phase, in der diese Unterstützungen erfolgen, einseitig zu verlängern. So kann er den Übergang sicherstellen.