Schriftliches Angebot verlangen

Nach Vorlage der Leistungsbeschreibung macht der Provider dem Kunden ein Preisangebot für die Vertragsverlängerung. Dieses sollte auf jeden Fall in schriftlicher Form vorliegen. Die meisten Outsourcing-Anbieter sind in den vergangenen Jahren gewachsen und haben komplexere Strukturen entwickelt. Dadurch sind die Ansprechpartner des Kunden üblicherweise nicht gleichzeitig für Finanzanalysen und Vertragsabschlüsse zuständig. Ein schriftliches Angebot stellt sicher, dass alle einschlägigen Abteilungen des Service-Providers beteiligt sind. Darüber hinaus sollte sich das Angebot auf die Leistungsbeschreibung beziehen und die aktuellen Zahlen und Transaktionsvolumina berücksichtigen.

Angebot nachverhandeln

Ist der Kunde mit dem vorliegenden Angebot nicht einverstanden, sollte er zunächst versuchen, bessere Bedingungen auszuhandeln. Findet sich auf diesem Weg keine zufrieden stellende Lösung, muss er den Auftrag neu ausschreiben, um einen gewissen Wettbewerbsdruck auszuüben und eine stärkere Verhandlungsposition zu erlangen. Zu diesem Mittel sollte der Kunde jedoch nur greifen, wenn er auch tatsächlich bereit ist, den Auftrag anderweitig zu vergeben. Denn der Service-Provider wird sein Angebot nicht abändern, wenn sich der Auftrag für ihn nicht mehr rentiert.

Die große Herausforderung bei einer Vertragsverlängerung besteht darin, sich nicht "überfahren" zu lassen. Berücksichtigt der Kunde die genannten Empfehlungen, sollte es ihm jedoch möglich sein, mit dem Service-Provider eine faire Vereinbarung über eine Vertragsverlängerung zu erzielen und gleichzeitig das Risiko unvorhergesehener Probleme zu verringern.