Kanban-Systeme

So lösen Sie agile Konflikte

11.03.2020
Von   IDG ExpertenNetzwerk
Stefanie Krauss ist IT-Mediatorin, Scrum Master in der Softwareentwicklung und Inhaberin von Tech Mediation Krauss. Sie studierte Wirtschaftspsychologie & Change Management und begleitet IT-Projekte sowie Entwicklerteams in Veränderungsprozessen.
Mitglieder in Kanban-Teams stoßen durch Selbstmanagement und erhöhte Interaktion oft an ihre Leistungsgrenzen. Lesen Sie hier, wie Sie Konflikte klären.

Agilität ist in der IT-Welt längst kein Fremdwort mehr. Unternehmen müssen agil arbeiten, um im Wettbewerb standzuhalten und nicht ins Abseits gedrängt zu werden. Dennoch brachte der "Future Organization Report 2019" von Campana & Schott sowie des Instituts für Wirtschaftsinformatik der Universität St. Gallen ans Licht: Unternehmen arbeiten häufig zwar mit agilen Methoden wie Scrum oder Kanban, sind in Wirklichkeit aber nicht agil, denn das Mindset ihrer Mitarbeiter ist ein anderes. Nichtsdestotrotz setzen Betriebe vor allem bei bereichsübergreifenden Projekten auf neue und agile Methoden.

Die Arbeit in Kanban-Teams muss nicht automatisch mit Konflikten einhergehen. Bleiben Missverständnisse allerdings ungeklärt oder werden Emotionen unterdrückt, birgt jegliche Form von Zusammenarbeit Sprengstoff.
Die Arbeit in Kanban-Teams muss nicht automatisch mit Konflikten einhergehen. Bleiben Missverständnisse allerdings ungeklärt oder werden Emotionen unterdrückt, birgt jegliche Form von Zusammenarbeit Sprengstoff.
Foto: Karashaev - shutterstock.com

Eine Problematik ist, dass diie bereichsübergreifende Zusammenarbeit von IT und Fachabteilungen selten vollkommen reibungslos verläuft. Der Grund: Meistens ist die Kommunikation mangelhaft oder missverständlich. Wenn dann noch der Ansprechpartner fehlt, beispielsweise in einem Projekt mit Kanban-Teams, ist Stress vorprogrammiert.

Agiles Arbeiten in Kanban-Teams

Das Wort Kanban stammt ursprünglich aus dem Japanischen und heißt so viel wie "Karte" oder "Tafel". Im Zentrum steht hier das Kanban-Board, auf dem die Aufgaben auf Karten für einen sichtbaren, planbaren und steuerbaren Workflow visualisiert werden. Diese Methode wurde einst eingeführt, um die Produktion flexibler und dezentral zu steuern. Heute wenden vor allem IT-Abteilungen diese agile Methode im Projektmanagement an. Ziel ist, eine stetige Verbesserungskultur im Unternehmen einzuführen. Selbstmanagement, Transparenz und Effizienz stehen hier im Vordergrund - alles ohne Unterstützung von außen, ganz ohne Manager, Teamleiter oder Scrum-Master.

Kanban-Teams gehen Prozessverbesserungen selbstorganisiert an, übernehmen Verantwortung für die Erledigung der Aufgaben und treffen Entscheidungen. Ein weiteres zentrales Merkmal der Zusammenarbeit in Kanban-Teams ist der sogenannte "Flow". Übersetzt heißt das, dass sämtliche Tickets möglichst gleichmäßig durch das System fließen, ohne ins Stocken zu geraten. Die Vorteile scheinen zunächst zu überwiegen. Jeder weiß für welche Arbeit er zuständig ist, dank Flow herrscht eine zügige Durchlaufzeit der Prozessschritte und nach dem Prinzip der Transparenz werden Überlastungen von Kollegen sowie vorhandene Engpässe offensichtlich. Ein effizientes System, wenn alles funktioniert.

Kanban-Systeme kennen keinen Master

Nehmen wir ein Beispiel aus dem Alltag. Der Kunde ist unzufrieden mit der gelieferten Qualität der Software. Sie wurde zwar rechtzeitig fertiggestellt, ist jedoch so fehlerhaft, dass es den Anschein erweckt, sie wäre kaum bis gar nicht getestet worden. Letztlich sind mehrere Korrekturrunden bis zur finalen Abnahme nötig. Der Kunde ist frustriert und zeigt das vor allem bei der Zusammenarbeit mit dem zuständigen Projektteam - in diesem Fall ein Kanban-Team. Während er sich bei Problemen mit einzelnen Softwarefehlern direkt an den Entwickler wenden kann, fehlt ihm ein Ansprechpartner zu allen anderen Themen, wie beispielsweise seiner Unzufriedenheit und dem Kundenservice.

In einem Scrum-Team wäre der Scrum-Master sein Ansprechpartner. Im Kanban-Team ist dieser jedoch nicht vorgesehen. Sobald die zwischenmenschliche Komponente auf den Plan kommt, in unserem Fall ein frustrierter und unzufriedener Kunde, geht dieser nicht mehr auf. Mit einer offenen und direkten Kommunikation hätte dieser unangenehmen Situation jedoch rechtzeitig vorgebeugt werden können.

Ob Kanban oder Scrum - so geht agiles Mindset

Die Arbeit in einem Kanban-Team heißt nicht automatisch, dass Konflikte aufkommen müssen. Sind Missverständnisse allerdings ungeklärt oder werden Emotionen unterdrückt, birgt jegliche Form von Zusammenarbeit Sprengstoff. Abhängig davon, wo sich der Konflikt abspielt, auf der Sach- oder schon auf der Beziehungsebene, bieten sich jedoch unterschiedliche Deeskalationsstrategien an.

Missverständnisse können nur schwer vermieden werden. Doch wenn sie auftreten, sollten sie schnellstmöglich aufgeklärt werden. Die Lösung klingt simpler als sie oftmals ist: offene und transparente Kommunikation. Untereinander sprechen und sich über Kollegen oder Kunden beschweren ist einfacher als sie offen dazu anzusprechen. Verschafft man seinem Unmut über Wochen oder Monate keinen Raum, reicht ein Funke, um eine Banalität explodieren zu lassen. Sprechen Sie also mit Ihren Kollegen, bevor Emotionen ins Spiel kommen.

Emotionen sind wie Wasser, sie bahnen sich immer ihren Weg. Wir können versuchen, sie zu unterdrücken, so tun als wären sie nicht da. Ein klassisches Verdrängungsbeispiel: Das Meeting war nervenaufreibend, aber Sie haben nicht angesprochen, was Sie stört. Sie kommen zurück ins Büro und stellen Ihre Kaffeetasse energischer auf dem Tisch ab als beabsichtigt. Ein Kollege spricht Sie an und Sie antworten sofort es wäre alles in Ordnung. Nimmt man nun dasselbe Beispiel mit anderer Reaktion: Anstatt Ihre Emotionen zu unterdrücken, geben Sie diesen nach und lassen sie an Ihrem Kollegen aus. Das kann entweder in einem cholerischen Ausbruch enden oder mit viel Zynismus und Sarkasmus. Weder die eine noch die andere Reaktion trägt zu einer konstruktiven Zusammenarbeit bei. Man muss sich seinen Emotionen bewusst sein, um entsprechend bedacht zu reagieren.

Befindet sich der Konflikt noch auf der Sachebene, ist eine Einigung mittels Moderation noch relativ leicht möglich. In Scrum-Teams würde hier der Scrum-Master übernehmen. Ist der Konflikt jedoch bereits auf der Beziehungsebene angelangt, reicht Moderation alleine meist nicht mehr aus. Vor allem in Kanban-Teams heißt der Ausweg zu nachhaltigem Erfolg in diesem Fall Mediation. Diese hilft in drei Schritten das Problem zu lösen:

  • Schritt 1: Packen Sie das Übel an der Wurzel und sprechen Sie objektiv an, worum es wirklich geht.

  • Schritt 2: Versetzen Sie sich in die Lage Ihres Gegenübers und schaffen Sie Verständnis.

  • Schritt 3: Arbeiten Sie gemeinsam an einer Lösung sowie deren Umsetzung.

So gelingt selbst bei erhöhter Interaktion und erhöhtem Konfliktpotential eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Das Kanban-Team entwickeln sich somit von einem agil arbeitenden Team zu einem Team mit einem agilen Mindset weiter. (pg)