Die Komplexität steigt mit jedem Vertriebsweg
Sorgt nur der Online-Shop dafür, dass Produkte aus dem Lager verkauft werden, ist der Datenaustausch gar nicht so kritisch. Oft reicht es aus, wenn Informationen einmal pro Tag zwischen ERP-System und Shop übertragen werden. Das ERP-System meldet dann zu einer bestimmten Uhrzeit, wie viele Einheiten von einem Artikel noch vorrätig sind. Das Shop-System arbeitet in den nächsten 24 Stunden autark und zählt das Inventar bei Verkäufen selbst herunter.
Das Szenario wird jedoch komplizierter, wenn es weitere Abgangskanäle aus dem Lager gibt, beispielsweise durch Telefonbestellungen, die nicht über den Shop kommen, oder durch die Belieferung von Ladengeschäften. Informationen zum Stock-Status müssen dann zwischen den verschiedenen Systemen synchronisiert werden. Optimal wäre es in diesem Fall, wenn ein Verkauf im Online-Shop in Echtzeit an das meist federführende ERP-System gemeldet würde. In der Realität sind aus Performance-Gründen zeitliche Verzögerungen unabdingbar.
Shop-Betreiber sollten zugunsten der Performance genau überlegen, wie oft eine Aktualisierung wirklich notwendig ist. Reicht es vielleicht, die Bestellungen nur alle fünf Stunden zu übergeben, dafür aber dem Shop nicht den kompletten Lagerbestand eines Artikels zu übermitteln, sondern einen Puffer einzubauen? Oft lohnt sich auch ein Blick auf den Packaging-Prozess. Arbeiten die Verpackungsmitarbeiter nur von 5 bis 15 Uhr, kann man die Bestellungen gegebenenfalls nachts exportieren und so eine Last aus dem System nehmen. Dabei müssen aber immer die Abhängigkeiten berücksichtigt werden. Denn der Support kann auf die nach 15 Uhr getätigten Bestellungen bei Rückfragen bis zum nächsten Morgen nicht zugreifen, sofern er mit dem ERP-System und nicht mit der Shoplösung arbeitet. Generell gilt: Shop-Betreiber sollten sorgfältig überlegen, welche Zeitabstände zwischen Aktualisierungen sinnvoll sind, ohne unnötige Einbußen bei der Performance zu riskieren.
Keine ständige Verfügbarkeit
Beim Datenaustausch muss außerdem berücksichtigt werden, dass ein ERP-System - anders als der Online-Shop - wegen Wartungsarbeiten nicht rund um die Uhr verfügbar ist. Würde man die Systeme über Web-Services anbinden, dann bestünde für genau diese Zeit keine Verbindung zwischen den Systemen. Deswegen ist es sinnvoll, die Systeme voneinander zu lösen und Prozesse zu schaffen, die nicht auf die ständige System-Verfügbarkeit angewiesen sind.
So könnte das ERP-System beispielsweise Informationen zu einem bestimmten Zeitpunkt an den ständig verfügbaren Shop-Server in Dateiform übergeben, und der Shop prüft dann in festgelegten Intervallen, ob neue Informationen vorliegen. Wenn ja, werden sie eingelesen, wenn nein, dann ist er nicht darauf angewiesen. Im umgekehrten Fall, etwa bei Auftragsdaten, müssen diese vom Shop an das ERP-System übermittelt werden. Der Shop generiert dann beispielsweise XML-Dateien aus den Bestellungen, legt sie auf den eigenen Server, und das ERP-System holt diese in bestimmten Zeitabständen ab.