Die rechtlichen Aspekte der IT-Sicherheit, Teil 3

So archivieren Sie E-Mails revisionssicher

08.03.2010
Von  und
Bettina Dobe ist Journalistin in München. Sie hat sich auf Wissenschafts-, Karriere- und Social Media- sowie Gesundheitsthemen spezialisiert. 
Karin Quack arbeitet als freie Autorin und Editorial Consultant vor allem zu IT-strategischen und Innovations-Themen. Zuvor war sie viele Jahre lang in leitender redaktioneller Position bei der COMPUTERWOCHE tätig.

Sanktionen bei Verstößen

Die vorsätzliche Verletzung von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ist gemäß §§ 283 Abs. 1 Nr. 6,.283 b Abs. 1 Nr. 2 StGB mit Geldstrafe oder Freiheitsstrafe bis zu 5 Jahren bedroht. Objektive Bedingung für die Strafbarkeit ist gemäß §§ 283 Abs. 6,.283 b Abs. 3 StGB die infolge von Überschuldung erfolgte Zahlungseinstellung, Eröffnung des Insolvenzverfahrens oder Abweisung des Insolvenzantrages mangels Masse.

Bei Verletzung der steuerlichen Archivierungspflichten liegt keine ordnungsgemäße Buchführung vor und es droht u. U. eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO, die in den meisten Fällen zum Nachteil des steuerpflichtigen Unternehmens ausfallen wird.

Aufbewahrungsgrundsätze nach GoBS und AO

Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse, die in Papierform vorliegen müssen, können die Geschäftsunterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bild- oder anderem Datenträger generiert und aufbewahrt werden. Hierfür gelten neben der AO die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) des Bundesfinanzministeriums vom 07.11.1995. Eine bestimmte Technologie für die einzusetzenden Datenträger ist nicht vorgeschrieben, möglich sind:

- Bildträger (Mikrofilm, Fotokopie), COM,

- maschinenlesbare Datenträger (Disketten, Magnetbänder, elektrooptische Speichermedien),

- Dokumenten-Managementsysteme,

- digitale Datenträger (CD-Rom, DVD), § 147 Abs. 2 AO.

Für die Archivierung der elektronischen Unterlagen (E-Mails) gelten verschiedene Grundsätze, die einzuhalten sind:

- Vollständigkeit (§ 146 I AO, § 239 II HGB)

- Richtigkeit (§ 146 I AO, § 239 II HGB)

- Zeitgerechtheit (§ 146 I AO, § 239 II HGB)

- Unveränderbarkeit (§ 146 IV AO, § 239 III HGB)

- Ordnung (§ 146 I AO, § 239 II HGB)

- Nachvollziehbarkeit (§ 145 I AO, § 238 I Satz 2 HGB)