Die rechtlichen Aspekte der IT-Sicherheit, Teil 3

So archivieren Sie E-Mails revisionssicher

08.03.2010
Von  und
Bettina Dobe ist Journalistin in München. Sie hat sich auf Wissenschafts-, Karriere- und Social Media- sowie Gesundheitsthemen spezialisiert. 
Karin Quack arbeitet als freie Autorin und Editorial Consultant vor allem zu IT-strategischen und Innovations-Themen. Zuvor war sie viele Jahre lang in leitender redaktioneller Position bei der COMPUTERWOCHE tätig.

Elektronische Rechnungen

Der Vorsteuerabzug bei elektronischen Rechnungen ist nur mit einer qualifizierten digitalen Signatur nach § 2 Abs. 1 Nr. 2 SigG möglich. Die übliche Geschäftspraxis, bloße pdf-Rechnungen zu versenden oder x-beliebige Signaturen zu verwenden, ist nicht ausreichend. In solchen Fällen sollte der Rechnungsempfänger eine postalische oder faxalische Rechnung nachfordern. Auch ein IP-Fax ist nicht ausreichend für den Vorsteuerabzug, erforderlich ist vielmehr ein sogenanntes Standard-Faxgerät, also ein klassisches Faxgerät bei Absender und Empfänger.

Die möglichen Folgen bei Nichtbeachtung dieser Maßgaben sind erheblich. Es können hohe Schäden eintreten, wenn die gezogene Vorsteuer vom Betriebsprüfer aberkannt wird und nachgezahlt werden muss. Überdies wird eine elektronische Rechnung, die den Vorsteuerabzug nicht ermöglicht, beim Kunden (= Rechnungsempfänger) zu großer Unzufriedenheit führen.

Archivierung im Eigeninteresse

Neben Handels- und Steuerrecht existieren eine ganze Reihe weiterer Aufbewahrungspflichten. Nachfolgend seien nur einige beispielhaft aufgezählt:

- Aufbewahrungspflichten enthalten alle gesetzlichen Bestimmungen, die Ansprüche auf Auskunft und Rechnungslegung gewähren, so etwa §§ 259, 666, 667 BGB.

- Vorlegungspflichten im Prozess: bei Verletzung von Aufbewahrungspflichten droht Prozessverlust; bei Fristsetzung des Gerichts muss ein rechtzeitiger Zugriff auf die Archivdaten gewährleistet sein, ansonsten droht Präklusion bezüglich der Darlegungs- und Beweismöglichkeiten.

- Beweislast im Prozess: bei Verletzung von Aufbewahrungspflichten nach § 444 ZPO durch Beseitigung von Beweisunterlagen wird ohne Beweisverfahren der vom Gegner behauptete Vortrag als bewiesen angesehen.

- Voraussetzung einer ordentlichen Geschäftsführung ist grundsätzlich die Erfüllung von Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten - etwa die gesamte geschäftlich bedeutsame E-Mail-Korrespondenz, Protokolle von Meetings, Entwürfe und Notizen aller Art etc. - die im juristischen Streitfalle gebraucht werden könnten. (oe)

Lesen Sie zu diesem Thema auch den Beitrag
Die rechtlichen Aspekte der IT-Sicherheit - Teil 1: Haftungsanfragen rund um die IT-Sicherheit
Die rechtlichen Aspekte der IT-Sicherheit, Teil 2: Risiko-Management und IT-Compliance - das sollten Sie wissen


Der Autor Horst Speichert ist Rechtsanwalt in der Kanzlei esb in Stuttgart mit Spezialgebiet Neue Medien, EDV-Recht, IT-Vertragsgestaltung, IT-Security und Datenschutz, Fachbuchautor, Ausbilder für Datenschutzbeauftragte und Lehrbeauftragter für Informationsrecht an der Universität Stuttgart.

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Der IT-Rechtsleitfaden wurde 2009 von Rechtsanwalt Horst Speichert in Zusammenarbeit mit der Blue Coat Systems GmbH erstellt. Eine Kopie des Dokuments kann über folgenden Link bestellt werden: www.bluecoat.de/resources/leitfaeden.php. Das Werk einschließlich aller Texte ist urheberrechtlich geschützt. Veröffentlichung und Vervielfältigung nur mit schriftlicher Genehmigung von Blue Coat Systems.