Collaboration-Tools im Überblick

Slack, MS Teams, Hangouts & Co. – welches Chat-Tool eignet sich für wen?

Siegfried Lautenbacher ist seit 1989 unternehmerisch in der IT-Branche tätig. Zur Jahrtausendwende übernahm er die Geschäftsleitung für die Beck et al. Services GmbH – einem international agierenden IT-Services Unternehmen – das seine Leistungen an der Schnittstelle zwischen IT und Business ausrichtet. Social Collaboration und dessen Auswirkungen auf den Arbeitsplatz der Zukunft  sind zentrale Säulen des Leistungsprofils sowie der eigenen Unternehmenskultur von Beck et al. Services. Siegfried Lautenbacher ist Mitgründer des Start-ups Valuescope. Es bietet Services im Bereich von Social Media Analysis und Sales Intelligence an.
Silvio Kleesattel ist CTO von von Beck et al. Services in München.
Der Markt der Enterprise Collaboration Tools ist hoffnungslos überflutet. Dabei werden viele Lösungen für die vernetzte Zusammenarbeit als sperrig und ineffizient wahrgenommen. Eine neue Generation schlanker Chat-Tools mischt nun die Anbieterlandschaft auf und will die Produktivität endlich anschieben.

Wir haben die wichtigsten Chat- beziehungsweise Collaboration-Tools für die Zusammenarbeit im Unternehmen unter die Lupe genommen.

Slack - der Büro-Hipster

Slack
Slack

Als Reaktion auf einen überfrachteten Markt von Enterprise Collaboration Tools wurde Slack im Jahr 2013 in den Markt eingeführt. Klares Ziel der Gründer war es, in den Unternehmen mit möglichst ausgeprägter Nutzerfreundlichkeit und Integrationsfähigkeit zu punkten. Die bis dato eingesetzten Plattformen kamen von großen Herstellern und erwiesen sich als eher schwerfällig. Sie sorgten bei Anwendern für eine derart große Unzufriedenheit in punkto Usability, dass viele dazu übergingen, nicht genehmigte Tools oder Eigenentwicklungen zu verwenden.

Slack ist intuitiv zu bedienen, man kann schnell und einfach spontan in Ad-hoc-Gruppen, mit Einzelpersonen im Unternehmens-Netzwerk oder sogar über soziale Netzwerke themenorientiert kommunizieren. Das ist der große Pluspunkt dieses Tools, das sich wirklich als reines Chat-Tool versteht und Konversationen beschleunigen will. Um sein Potenzial weiter in Richtung einer umfassenden Kollaborationslösung im Business-Umfeld zu entfalten, müsste Slack allerdings entscheidende Erweiterungen erfahren.

Slack müsste um Back-office-Tools und Dokumentenverwaltungs-Funktionen erweitert werden. Zudem sollte es in Geschäfts-Applikationen wie CRM, ERP, Finanzbuchhaltung oder HR-Systemen integrierbar sein. Nur dann lassen sich geschäftliche Abläufe wirklich kollaborativ ausführen, indem Kollegen aus verschiedenen Fachbereichen zusammenarbeiten. Die Ergebnisse dieser Zusammenarbeit können dann quasi automatisiert in den jeweiligen Transaktionssystemen abgebildet werden. So könnten dann auch die Business-Teams schnell auf neue Vorgänge reagieren, was ihre Produktivität enorm erhöhen dürfte.

Microsoft Teams - der Teamassistent

Microsoft Teams
Microsoft Teams

Den Vergleich mit Slack braucht Microsoft (MS) Teams nicht zu scheuen. Der jüngste Chat-Sprössling von Microsoft gibt seinen Anwendern eine Vielzahl von nützlichen Funktionen an die Hand, die eine spontane Zusammenarbeit zwischen Gruppen und einzelnen Personen im Unternehmen erleichtern. Sie sollen einem möglichst nativen digitalen Kommunikationsverhalten entsprechen.

Ähnlich wie Slack stellt MS Teams alle Funktionen zur Verfügung, die Mitarbeiter während der Gesprächsführung benötigen: Dokumentenanhänge, Bildanhänge sowie weitere Produkte. MS Teams unterstützt zudem die Suche nach archivierten Meldungen, kann - je nach Kommunikationsfokus - Nachrichten auf Untergruppen innerhalb einer Gruppe beschränken und erstellt konfigurierbare Benachrichtigungen, damit jedes Projektmitglied sofort ein Status-Update erhält.

Das Chat-Tool lässt sich ebenfalls mit Social-Media-Plattformen integrieren und bietet zusätzlich eine Funktion mit dem Namen "Inline Reply Messaging". Anwender können damit komplexe Dialoge ganz einfach vorstrukturieren. Ein unschlagbarer Vorteil von MS Teams ist natürlich auch dessen vertiefte Integration in die gesamte Welt von Office 365. Damit können beispielsweise Skype Meetings mühelos über Teams abgehalten oder auch ein kollaborativer Dateizugriff über OneDrive realisiert werden. Allerdings ist das ein Vorteil, der sich bei genauerem Hinsehen eher als Nachteil entpuppt. Denn MS Teams steht derzeit nur als internes Chat-Werkzeug zur Verfügung. Das heißt, Kommunikationsverläufe mit externen Partnern können über MS Teams nicht realisiert werden. Auch nicht, wenn diese Anwender Office 365 einsetzen. Damit bildet MS Teams bisher nur eingeschränkt die geschäftlichen Realitäten bei der Zusammenarbeit mit verteilten Teams ab.

HipChat - der Projektmanager

HipChat
HipChat

Der australische Softwareanbieter Atlassian bietet mit HipChat ein Enterprise-Chat-Tool an, das über viele wichtige Funktionen in der Zusammenarbeit im Team verügt: Text-Chat, File-Sharing, Audio sowie Videoanrufe, eine grenzenlose Chat-Historie und mobile Apps für IOS und Android. Projektmitarbeiter, die viel unterwegs sind, unterstützt Hipchat mit der Funktion der Push-Benachrichtigung.

Auch beim wichtigen Kernattribut Integrationsfähigkeit muss sich HipChat keineswegs hinter seinen Wettbewerbern verstecken. Es bietet Schnittstellen zu Facebook, Twitter, Google Drive sowie dem CRM-Tool Zendesk oder auch zur Projektmanagement-Software Asana. Ein großer Nachteil gerade für das Business-Umfeld mit seinen vielfältigen Kommunikationsansprüchen ist es allerdings, dass einzelne Funktionen ausschließlich kostenpflichtig zur Verfügung stehen. Zudem gab es bei der On-Premise-Version in der jüngster Vergangenheit Sicherheitsprobleme. Vermutlich ist das die Ursache dafür, dass viele Nutzer dieser Plattform für Team-Chats wieder den Rücken gekehrt haben.

IBM Watson Workspace - der Lernfähige

IBM Watson Workplace
IBM Watson Workplace

Dieser Business-Chat ist integraler Bestandteil der "IBM Watson Work Services". Unterstützt durch Künstliche Intelligenz (KI) soll dieses Tool kontinuierlich lernen, wie ein Mitarbeiter arbeitet und kommuniziert. Watson Workspace ist in der Lage, unterschiedliche Konversationen im Team zu clustern, um daraus die wichtigsten Aufgaben für den Mitarbeiter abzuleiten und ihm zur richtigen Zeit die richtigen Inhalte zur Verfügung zu stellen.

Ziel der integrierten KI-Komponente ist es, die Konversationen zwischen Mitarbeitern so effizient wie möglich zu gestalten und sie von lästigen Routinetätigkeiten zu befreien. Auch bei der Suche nach Ansprechpartnern beziehungsweise Experten im Unternehmen leistet die KI-Anwendung gute Hilfestellung: als lernendes System ordnet sie bestimmte Themen und Aufgabenbereiche entsprechenden Personen zu. Das Tool IBM Watson Workspace befindet sich derzeit noch in der Betaphase und ist daher im Unternehmensumfeld noch nicht weit verbreitet.

WhatsApp - der Beliebte

WhatsApp
WhatsApp

Aufgrund seiner großen Verbreitung im privaten Umfeld konnte sich das Chat-Tool nach und nach auch in den Unternehmen durchsetzen. Mitarbeiter nutzen zunehmen die Möglichkeit, über WhatsApp Projekte zu koordinieren oder auch Termine mit Kollegen abzustimmen. Das liegt nicht zuletzt daran, dass die Nutzerfreundlichkeit von WhatsApp so selbsterklärend ist, dass sich schnell entsprechende Netzwerkeffekte einstellten, die den Dienst überall in Windeseile populär machten.

Neben den üblichen Textnachrichten inklusive Foto-, Datei- oder Videoanhänge gibt es bei WhatsApp aber auch noch ein paar Besonderheiten, die für den Business-Einsatz interessant sein könnten. So befinden sich Team-Mitglieder meist in unterschiedlichen WhatsApp-Gruppen, und in manchen haben sie keine aktive Rolle. Aus diesem Grund können sie hier den Austausch der anderen einfach "muten", also die Notifications für diese Gruppen abschalten und eine rein passive Rolle einnehmen. Um einen Gesprächsverlauf komplett anzuzeigen, wartet WhatsApp mit einer kleinen Statistik über die Anzahl aller versendeten und empfangenen Nachrichten auf.

Eine explizite Business-Version von WhatsApp befindet sich aktuell im Testlauf. Trotz der starken Verbreitung im privaten Umfeld setzen sich immer mehr sinnvolle Business-Anwendungen durch (beispielsweise Bewerberkommunikation oder Arzt-Patienten-Kommunikation).

Mattermost - der Sichere

Mattermost
Mattermost

Eine lohnenswerte Alternative zum integrationsfähigen Slack-Interface ist das Team-, und Messenger-Tool Mattermost. Zwar ist dieser Dienst noch nicht sehr bekannt im Unternehmensumfeld, dennoch bietet er äußerst nützliche Voraussetzungen. Dieses Tool können Unternehmen auf ihren eigenen Servern installieren und behalten damit die komplette Kontrolle über alle gespeicherten Nachrichten sowie Attachments.

Mattermost bietet sich vor allem für den Einsatz in stark reglementierten Industrien wie Banken, Versicherungen oder auch im Rechtsbereich an. Nicht jede Organisation ist interessiert daran, ihre interne Kommunikation über externe Server abzuwickeln. In der Entwickler-Community gilt Mattermost als das quelloffene Pendant zu Slack.

Nachteil: Integrationsmöglichkeiten mit anderen Tools sind nicht vorinstalliert. In diesem Falle werden individuelle Anpassungen im Open-Source-Code benötigt. Im Umkehrschluss bedeutet das: Für den Einsatz von Mattermost müssten sensible Infrastrukturen für die Echtzeitkommunikation betrieben werden, die kleinere "Aussetzer" sicher überstehen (zum Beispiel Multi-System Backup, Recovery, Verschlüsselung etc.).

Cisco Spark - der Visuelle

Dieser Dienst eignet sich besonders für Unternehmen, die für ihre Kommunikation Telefonie sowie Video-Konferenzen von Cisco verwenden. Die Team-Mitglieder können über die Cisco-Anlage ganz einfach weltweit miteinander kommunizieren und konferieren. Mit Cisco Spark lässt sich diese hochverfügbare Infrastruktur um einen Team-Chat erweitern.

Cisco Spark
Cisco Spark

Das Tool ist für all jene eine gute Ergänzung, die weltweit zusammenarbeiten müssen und für Video- und Audiokonferenzen häufig Meeting-Räume aufsuchen. Wer dort mit einem Whiteboard arbeitet oder wer eine Telco mit Kollegen in aller Welt organisiert, hat alle notwendigen Informationen an einem Ort in der Cloud gespeichert und kann darauf zugreifen. Cisco ist ein Kommunikationsanbieter und legt Wert darauf, eine möglichst einfache und zielführende Organisation, Durchführung und Nachbearbeitung virtueller Meetings zu ermöglichen.

Inhalt dieses Artikels

 

Klaus M. Bernsau

Lieber @SLautenbacher schöner und hilfreicher Artikel. Den ich mir merken werde. Nutzt noch jemand #Bookmarking-Tools? Was mir aber fehlt ist #Trello, das ja auhc extrem austauschorientiert ist. Und das in Deutschland leider immer noch viel zu unbekannte #sococo. Oder haben Sie beide bewusst rausgelassen?

Wolfgang Schmid

danke für den hervorragenden informativen & kritischen Artikel von #siegfriedlautenbacher : die meist genannte Kritik lautet ja: „keine Integration in die Geschäftsprozesse“ und deshalb würde ich keines dieser Tools einem Unternehmen empfehlen, weil dadurch die Akzeptanz bei und der Nutzen für die User sehr stark begrenzt wird. UND: weil es - nach meiner Kenntnis - nur ein Produkt gibt, ein „question mark“, das eine Integration in die Geschäftsprozesse, zu #Office, #ERP, #Datenbanken, #ESN und und und bietet: #Podio - für diesen underdog muss man einfach Werbung machen

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