Programme wie Outlook ermöglichen es zudem, persönliche Verteilerlisten zu erstellen. Bei Outlook wird die Funktion im Menü „Datei“ über das Unterfeld „Neu“ angesteuert. Dort wird die Option „Verteilerliste“ angeklickt. So entsteht im Kontaktordner ein Bereich, in den mit der Maus beliebige Namen aus dem Adressbuch gezogen werden.

8. Versandhelfer

Werkzeuge wie die Software „G-Lock Email Processor“ nehmen dem Nutzer Routinearbeiten ab, etwa das erneute Verschicken einer Mail an einen Empfänger, dessen Konto kurzzeitig nicht erreichbar war. Ist dessen Mailbox zu voll, das Netzwerk überlastet oder das Konto als vermeintliche Spam-Versandquelle gesperrt, entscheidet die Software von sich aus, welche Konsequenz sie aus der jeweiligen Fehlermeldung zieht. Formatierhilfen entlasten die Mail- Nutzer zusätzlich, denn nicht alle E-Mail-Programme und Formate sind eins zu eins miteinander kompatibel. Die Folge sind oft unschöne Umbrüche und Füll- oder Leerzeilen in den Texten. Dazu machen nicht erkannte und durch kryptische Buchstabenkombinationen ersetzte Sonderzeichen viele Texte unleserlich. Händisch die Botschaften im Falle einer Weiterleitung oder zur Archivierung neu zu formatieren und die verloren gegangenen „ß“-, „ä“- oder „ü“-Zeichen neu einzutippen kostet Zeit. Programme wie „E-Mail Cleanser“ automatisieren die Umformatierung oder stellen die verschickte Botschaft in dem Originalzustand her, wie sie versendet wurde.

 9. Filter gegen Spam

Für den Einsatz von Spam-Filtern sind im Idealfall die Systemadministratoren zuständig, denn am wirkungsvollsten mindert eine zentral am Mail-Server arbeitende Software wie Clearswifts „Mailsweeper“ die Werbeflut an den Desktop- Arbeitsplätzen. Auch Lotus- Notes-Architekturen arbeiten mit zentral administrierten Ausschlusslisten. Hierbei wird der Server, der eine Mail auf dem Domino- Server einliefert, anhand einer Liste überprüft, ob er als Spam-Host bekannt ist.

In Unternehmen, die keine zentrale Abwehrlösung haben, sind Programme wie „Webwasher“ oder „Spamihilator“, die auf dem Desktop arbeiten, eine Alternative. Auch Outlook 2003 verfügt über einen integrierten Spam-Filter. Lotus hat sein Filtersystem, das die Mails in die entsprechenden Ordner sortiert, um so genannte Junk-Ordner ergänzt, in denen Spam-Nachrichten automatisch landen.