Alle diese Lösungen erfordern aber Aufmerksamkeit. Sie müssen durch umfangreiche Handeingaben und Klicks anhand empfangener E-Mails regelrecht trainiert werden - nicht nur, weil Spammer immer neue Tricks nutzen, um ihre Botschaften als legitime Post zu tarnen, sondern auch um die Zahl der so genannten „false positives“ so gering wie möglich zu halten. Dies sind E-Mails, die vermeintlich als Spam identifiziert wurden und deshalb aussortiert werden. Damit wichtige Geschäftskorrespondenz nicht durch einen Werbemüllblocker gelöscht wird, bietet es sich an, wichtige Mail-Kontake in eine sogenannte „White List“ einzutragen, eine Art Unbedenklichkeitsliste. So wird am effektivsten vermieden, dass die falschen Nachrichten im Filter hängen bleiben.

10. Unnötige E-Mails gar nicht erst schreiben

Ein verstopftes E-Mail- Postfach ist nicht allein die Folge von externen Faktoren wie Spammern. Auch die interne Firmenkultur hat maßgeblichen Einfluss auf das Mail-Aufkommen. Wer das Gefühl hat, sich ständig absichern zu müssen, verschickt eher überflüssige Kopien einer Mail an alle Vorgesetzten. Und wo derjenige am meisten gelobt wird, der am lautesten schreit, sind ellenlange Affirmations-Arien zu rundgesandten Konzepten häufig anzutreffen.

Schuld an den Mail-Massen sind zudem oft fehlende Kommunikationsregeln. Häufig werden E-Mails etwa als Werkzeug zum Projekt-Management eingesetzt, sind dafür aber sehr viel weniger geeignet als ein Schwarzes Brett im Intranet. (uk)