Print- und Output-Management

Runter mit den Druckkosten!

10.11.2010
Von 
Bernd Reder ist freier Journalist mit den Schwerpunkten Netzwerke, IT und Telekommunikation in München.
Deutschland ist Weltmeister - in der Papierverschwendung. Hier lesen Sie, wie richtiges Output-Management Geld spart.
Foto: Kyocera

Das "papierlose Büro", von dem IT-Visionäre bereits Anfang der 90er Jahre träumten, wird wohl so schnell nicht kommen. "Diese Geschichte höre ich bereits seit 30 Jahren", sagt Jacques Guers, President von Xerox Europe. "Ja, es wird im Büro weniger Papierdokumente geben. Aber man sollte nicht unterschätzen, dass viele Unterlagen auch weiterhin ausgedruckt werden müssen, etwa Verträge." Außerdem, so Guers, hätten sich neue Anwendungsfelder für das Drucken entwickelt, wie zum Beispiel digitale Fotos. Über mangelnde Nachfrage nach Druckern, entsprechendem Zubehör und Papier können sich die Hersteller in der Tat nicht beklagen. Nach einer Studie des Printer-Herstellers Lexmark zum Druckverhalten in europäischen Unternehmen druckt jeder Arbeitnehmer in Europa im Durchschnitt 31 Seiten pro Tag. Dieser Wert hat sich laut Lexmark seit 2007 nicht verändert.

Deutschland ist Weltmeister im Drucken

Spitzenreiter sind mit 40 Seiten am Tag Mitarbeiter deutscher Unternehmen. Erschreckend ist, dass von diesen 40 Seiten 25 Prozent, sprich zehn Seiten, umgehend im Papierkorb landen. Auch in diesem Punkt liegen deutsche Firmen in Europa an der Spitze. Im Durchschnitt werfen Arbeitnehmer in europäischen Betrieben sieben Seiten pro Tag weg. Es ist nachvollziehbar, dass dies unnötige Kosten verursacht: Im Vergleich Tintenstrahl- mit Laserdrucker liegt der Seitenpreis bei einem Tintenstrahldrucker bei etwa zehn Cent, bei einem Laserdrucker sind es je nach Modell rund ein bis vier Cent. Das bedeutet, dass jeder Mitarbeiter in Deutschland zwischen zehn Cent und einem Euro pro Tag gewissermaßen zum Fenster hinausdruckt.

Verbrauchskosten sind nur ein Faktor von vielen

Die Anschaffungskosten eines Drucksystems machen nur einen Bruchteil der Gesamtkosten aus. Die Betriebskosten und die Aufwendungen für den technischen Support liegen höher.
Die Anschaffungskosten eines Drucksystems machen nur einen Bruchteil der Gesamtkosten aus. Die Betriebskosten und die Aufwendungen für den technischen Support liegen höher.
Foto: Gartner

Allerdings sind die Verbrauchskosten, also die Aufwendungen für Toner, Tinte und Papier, nur ein Kostenfaktor. Die Beratungsgesellschaft Gartner hat ermittelt, dass der technische Service (Helpdesk, Wartung) eines Drucksystems 21 Prozent der Gesamtkosten ausmacht. Auf die Administration durch die IT-Abteilung entfallen 19 Prozent, und die Anschaffung des Systems schlägt mit 20 Prozent zu Buche. Das bedeutet, dass es nicht ausreicht, nur auf den Anschaffungspreis zu achten. Vielmehr ist im Output-Management eine ganzheitliche Sicht der Kosten gefordert. Viele mittelständische Unternehmen in Deutschland sind sich der Tatsache bewusst, dass Drucken einen erheblichen Kostenfaktor darstellt. Dies belegt eine Untersuchung des Druckerherstellers Brother von Anfang 2010. Demnach haben 79 Prozent der Unternehmen bereits Drucksparmaßnahmen getroffen.