Die Meta Group unterscheidet zwei Bereiche, wo der Rotstift angesetzt werden kann. Zum einen sind dies IT-Leistungen, die lediglich Commodities darstellen, aber wenig zum Geschäftserfolg beitragen. Zum anderen sollte der Einsatz von nicht ausgereiften und überflüssigen Technologien vermieden werden. Für die kostensparende Umgestaltung von IT-Organisationen empfiehlt die Meta Group ein fünfstufiges Vorgehen: In einem ersten Schritt sollten Unternehmen herausfinden, wie groß der Wert jedes einzelnen IT-Elements für das Unternehmen ist. Eine geeignete Kategorisierung helfe nicht nur bei der Feststellung, welche Systeme abgeschaltet werden können, sondern auch bei der Frage, welche Projekte mit Nachdruck verfolgt werden sollten und welche besser auf Eis gelegt werden.

Fünf-Punkte-Plan der Meta Group

Daraus lässt sich - zweitens - eine Struktur für das IT-Portfolio-Management entwickeln. Dazu müssen alle Kostenarten analysiert und entsprechende Messgrößen definiert sein. Hier sei die Einrichtung entsprechender Scorecards hilfreich, so die Analysten. Der dritte Schritt besteht in der Festlegung, in welchen Bereichen Handlungsbedarf besteht und wo proaktiv investiert werden sollte.

Erst wenn diese Punkte abgearbeitet sind, darf das Unternehmen nach Meta-Group-Lesart an die Technik herangehen. Dann zeige sich, auf welche Techniken das Unternehmen künftig setzen solle und welche besser nicht weiterverfolgt werden oder ob sich Teilbereiche für die Ausgelagerung an Dienstleister eignen. Zu guter Letzt bleibe die Transformation der eigenen IT-Abteilung, um sie auch personell in die Lage zu versetzen, die erarbeiteten Ziele zu erreichen.

IT-Verträge auf den Prüfstand

Für Anwender, denen diese Vorgehensweise zu akademisch erscheint oder die kurzfristig sparen müssen, hatten die Meta-Group-Mannen auch einige handfeste Tipps im Köcher. So empfahlen die Analysten den IT-Verantwortlichen, alle Verträge mit den Lieferanten von Hardware, Software und Dienstleistungen mindestens einmal pro Jahr zu überprüfen - und am besten sofort damit zu beginnen. Zu fragen sei, ob die Preise, Konditionen oder Service-Level-Agreements noch der aktuellen Marktsituation entsprächen.