Die IT-Abteilung ist nicht selten überfordert. Denn mit manuellen Mitteln und einfachen Datensicherungsmechanismen ist dieser Gemengelage kaum gerecht zu werden. Hinzu kommt, dass im Unternehmensalltag häufig Ordner und Mailboxen „auf eigene Faust“ analysiert und manipuliert werden: Mitarbeiter verschieben Altbestände in Archivordner und löschen Mails, die sie für überholt - und daher nicht mehr geschäftsrelevant - halten. Dies steht oft im Gegensatz zu den geltenden Vorschriften; Verstöße sind mit Zwangsmaßnahmen, Schätzung, straf- und bußgeldrechtlicher Ahndung und der Versagung gesetzlicher Steuervergünstigungen sanktioniert.

Sicherheit im Hinblick auf Datenverfügbarkeit und gesetzliche Regelungen bieten deshalb vor allem umfassende Archivierungslösungen. „Leistungsfähige und revisionssichere Archivsysteme erfüllen die rechtlichen Bestimmungen und zeigen ihre besondere Effizienz, wenn sie nicht allein kaufmännisch, sondern zur Speicherung und Dokumentation sämtlicher elektronischen Informationen eines Unternehmens eingesetzt werden“, sagt Fachmann Bücking.