Unternehmer haben es nicht leicht: Auf der einen Seite müssen sie die gesetzlichen Auflagen zur Datenaufbewahrung beachten, aber auf der anderen Seite laufen sie Gefahr, mit der uneingeschränkten Archivierung der gesamten Kommunikation ohne geeignete betriebliche Regelungen in die Rechte der Mitarbeiter einzugreifen. „Das hat nicht selten die fatale Folge, dass Unternehmensführung und Belegschaft ohne erkennbare Organisation der elektronischen Geschäftsabläufe vor sich hinwursteln“, sagt Dr. Jens Bücking, IT-Rechtsexperte bei der Kanzlei Emmert Schurer Buecking (www.kanzlei.de) in Stuttgart. In der Studie„Compliance bei E-Mails und digitalen Dokumenten: Rechtsfragen der Archivierung und Beweisbarkeit“ hat er die Rechtslage und die daraus abzuleitenden technisch-organisatorischen Verpflichtungen untersucht.

Fazit: Wer die Vielzahl der rechtlichen Regelungen nicht beachtet, muss mit Sanktionen und sonstigen Rechtsnachteilen rechnen. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GOBS), die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit originär digitaler Unterlagen (GDPdU), das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Geschäftsverkehr (KonTraG) sowie handels- und steuerrechtliche Bestimmungen (§ 257 HGB, §§ 146 ff. AO) haben Einfluss auf die digitale Daten-Archivierung. Verstöße können von Geldstrafen bis zur persönlichen Haftung für die Unternehmensleitung führen. „Es gehört zu den Herausforderungen jedes Unternehmens, diese Bestimmungen rechts- und revisionssicher umzusetzen und praktikabel in den Arbeitsalltag einzubinden“, sagt Rechtsexperte Bücking.