Wie Effizienz das Miteinander verbessert

Motivationsfaktor Process Mining

Bastian Nominacher ist Vordenker bei Process Mining und Big Data-Analyse-Verfahren. Als Co-CEO und Mitgründer des Technologie-Startups Celonis hat er Process Mining als neue Disziplin mitbegründet und entwickelt sie weiter. Dabei hilft ihm der enge Kontakt zu Kunden – Konzernen wie Siemens, Bayer, RWE, Vodafone oder mittelständischen Unternehmen – genauso wie die Zusammenarbeit mit Forschungseinrichtungen. Sein Wissen teilt er im Rahmen der Start-up-Beratung der TU München.
Motivation durch Transparenz: Beim Einsatz von Process Mining geht es nicht nur um Technologie, sondern auch um den Mitarbeiter – und die richtige Organisation.

Vorgänge, die mehrfach ablaufen, weil etwas fehlerhaft war. Aufgaben, die auf einen Abschluss warten, weil Feedback fehlt – das alles sind mühsame Prozesse, die sich auf die Arbeitshaltung von Mitarbeitern auswirken können. Ansatzpunkte für Prozessverbesserungen können jedoch nur gefunden werden, wenn Umwege eindeutig sichtbar werden. Genau das bietet Process Mining: Transparenz und die Chance auf reibungslosere Abläufe. Kein Wunder also, dass Process Mining nicht nur ein Mittel zur Effizienzsteigerung ist, sondern auch zum Motivationstool werden kann – vorausgesetzt, Unternehmen setzen es richtig ein.

Think big – start small

Es stimmt, dass Process Mining Prozesse in Echtzeit transparent macht und damit die Basis für weitere Optimierung schafft. Wie groß die Zeit- und Kosteneinsparungen ausfallen, hängt aber immer davon ab, wo und wie Process Mining zum Einsatz kommt. Es ist also entscheidend, die richtigen Ansatzpunkte zu finden – denn Begeisterung entsteht nur, wenn die Ergebnisse überzeugen.

Durch Standardkonnektoren und vordefinierte Analysen kann Process Mining schnell implementiert werden. Um den optimalen Effekt zu erzielen und Mitarbeiter schnell zu überzeugen, sollten Unternehmen aber zunächst einen Fahrplan für den Einsatz von Process Mining entwickeln. Hohe Transparenz und vordefinierte Abläufe sind nicht bei allen Mitarbeitern auf Anhieb gern gesehen. Denn neben standardisierten Prozessen gibt es in vielen Unternehmen immer auch individuelle Workarounds. Sollen Mitarbeiter diese altgewohnten Abläufe aufgeben, müssen Anreize für sie geschaffen werden. Für Process Mining heißt das: Beginnen, wo Prozessverbesserungen am schnellsten spürbar sind, wo Ineffizienz bei Mitarbeitern zu Unzufriedenheit führt, persönliche Ziele schnell erreicht werden können und der finanzielle Aspekt überzeugt.

‚Think big – start small‘ lautet in diesem Fall die Devise, denn es kann dauern, bis komplexe Prozesse verändert sind. Unternehmen sollten deshalb zwar mit den Kernprozessen anfangen, sich dabei aber zunächst auf Teilbereiche konzentrieren – am besten in Abteilungen, in denen man auf die Unterstützung und das Engagement von Mitarbeitern bauen kann.

Die Mitarbeiter hinter Process Mining

Wie also setzt sich ein perfektes Projektteam zusammen? Wichtig sind zunächst einmal die Prozessverantwortlichen – also die Mitarbeiter, die die betroffenen Prozesse kennen und mit ihnen arbeiten. Die beste Voraussetzung ist gegeben, wenn diese Mitarbeiter kreativ und offen für Neues sind und gerne eine neue Technologie ausprobieren. An ihrer Seite sollte ein Data Scientist oder Process-Mining-Experte stehen, der die technische Implementierung und Weiterentwicklung verantwortet – das kann auch ein externer Consultant oder Mitarbeiter des Anbieters sein. Nichts aber geht ohne Management-Support: Immerhin muss die Chefetage nicht nur die notwendigen Mittel bereitstellen. Sie ist oft auch Teil der Prozesse und damit von der Veränderung betroffen – und profitiert letztlich auch am meisten vom erzielten ROI.

Lernen Sie Data Science

Sobald das Team und die Prozesse definiert worden sind, geht es an die Umsetzung. Workshops bieten sich an, um Prozesse zu durchleuchten, zu diskutieren und die Auswirkungen von Veränderungen zu beurteilen. Diese Meetings können bereits als Motivationstreiber dienen, denn Teilhabe am Erfolg fördert Engagement und neue Ideen. Der anfängliche Erfolg spricht sich im Unternehmen oft schnell herum und die gewonnene Transparenz sorgt zusätzlich für Faszination. Nicht selten werden dadurch große Veränderungswellen innerhalb des gesamten Unternehmens angestoßen.

Zentral vs. dezentral: Organisation des Projektteams

Nachdem sich der Pilot erfolgreich gezeigt hat, soll Process Mining im Unternehmen ausgerollt werden. Dabei gilt es eine Antwort auf die Frage zu finden, ob das Projekt zentral oder dezentral aufgehängt werden soll. Entscheidet man sich für ein zentrales Team aus Spezialisten, die abteilungsübergreifend an der Prozessoptimierung arbeiten, hat das einige Vorteile: Hier werden das Know-how zu Process Mining und Erfahrungswerte konzentriert, ohne dass Wissen verloren geht. In vielen Unternehmen existieren bereits Teams, die für die Process Excellence oder Lean-Prozesses zuständig sind – was also läge näher, als diese Analysten und Data Scientists überall einzusetzen?

Häufig arbeiten Unternehmen aber anders: Zwar hostet eine zentrale IT die gesamte IT-Infrastruktur – die Prozesse sind aber vollkommen unterschiedlich. Abteilungen oder Niederlassungen sind relativ autark und haben ihre eigene Art zu arbeiten. Dementsprechend sollten Process Miner diejenigen Mitarbeiter werden, die genau diese Prozesse gut kennen und gleichzeitig technologisch affin sind. Process Mining macht es ihnen dabei leicht: Die lokalen Prozess-Experten beherrschen die Lösung meist schon nach kurzen Trainings, können selbst Systeme an Process Mining anbinden und eigeninitiativ Analysen vornehmen. Auch und gerade hier wird der virale Effekt von Process Mining sichtbar: Immer mehr Prozesse werden evaluiert, immer mehr User fragen nach Transparenz – bis sich schließlich, wie bei Siemens, ganze User Communities herausbilden.

Egal, welcher Prozess für den Einstieg gewählt wird und wie komplex das anzubindende System ist – der technische Rollout von Process Mining gestaltet sich in der Regel einfach. Dafür sorgen Standard-Konnektoren für die Kernsysteme eines Unternehmens und vordefinierte Use Cases und Analysen. Geht es um die Überzeugung der Mitarbeiter – und das Abstand nehmen von gewohnten Prozessen – stehen Unternehmen zum Teil vor größeren Hürden. Und doch: Die Motivation stellt sich bei Mitarbeitern meist schneller ein, als anfangs gedacht. Denn Transparenz schafft Faszination und Erfolg – und Erfolg wiederum Motivation.