Offenheit und Transparenz
Dementsprechend ist auch für die Anbieter Offenheit und Transparenz der Maßstab. Sie sollten mit klaren, nachvollziehbaren Leistungsbeschreibungen aufwarten. Doch "allzu oft hören wir von abstrusen Verträgen mit Anbietern, die sich beispielsweise das Zurückspielen der Daten mit horrenden Tagessätzen bezahlen lassen", nennt T-Home-Manager Wessels ein typisches Problem zwischen Outsourcing-Partnern. Um hier unangenehme Überraschungen zu vermeiden, empfehlen sich von vornherein festgelegte Pauschalsätze. Darüber hinaus sollten grundsätzlich zu Beginn eines Outsourcing-Projekts klare Vereinbarungen für den Fall definiert werden, dass ein Anwenderunternehmen seine IT wieder selbst betreiben oder einen Providerwechsel vornehmen möchte. Hierfür hat der Branchenverband Bitkom inzwischen auch ein Regelwerk formuliert.
Über die Vorteile des Outsourcings sind sich die Marktforscher wie Experton und Gartner einig. So könne beispielsweise das SaaS-Modell (Software as a Service) reduzieren, die IT modernisieren und sie gleichzeitig flexibel halten. Und wie das Beispiel Nordex zeigt, kann Outsourcing durchaus auch zu einem wachstumsfördernden Faktor für ein mittelständisches Unternehmen werden.
Worauf Mittelständler beim Outsourcing achten sollten
Dokumentation: Wichtig ist die umfassende Inventur sämtlicher vorhandenen IT-Strukturen. Es empfiehlt sich, dabei externe Experten einzubinden, damit keine IT-Module übersehen werden.
Zielvereinbarung: Alle Beteiligten - IT-Abteilung, Geschäftsführung und Outsourcing-Partner - formulieren gemeinsam die Ziele des Projekts.
Zeitplan: Die "Roadmap" enthält die wichtigsten Phasen und Meilensteinen der Migration. So ist etwa eine saubere Übertragung der IT eines mittelständischen Unternehmens mit 500 Mitarbeitern innerhalb von zwei Wochen unrealistisch.
Messdaten-Zusammenstellung: Sämtliche messbaren Faktoren wie Verfügbarkeit, Service Level Agreements, Bandbreiten oder Wiederherstellungszeiten sollten dokumentiert sein.
Kostentransparenz: Die Kosten für Standard-Szenarien, wie beispielsweise eine Wiederherstellung der gesamten Daten, sollten Bestandteil des Vertrages sein.
Investitionssicherheit: Anwender sollten sich die Kapitalstruktur des Outsourcing-Dienstleisters genau ansehen. Kein Unternehmen möchte seine Daten in die Hände eines Anbieters geben, dem möglicherweise die Zahlungsunfähigkeit droht.
Ausstiegsklausel: Das Anwenderunternehmen muss die Sicherheit haben, die IT-Migration rückgängig machen oder sich an einen anderen Anbieter wenden zu können, wenn es mit dem Ergebnis nicht zufrieden ist.