Eigentlich läuft Benchmarking im Mittelstand nicht anders ab als in anderen Unternehmen. Die Betonung liegt auf eigentlich. Denn während in Großunternehmen strukturierte Organisationen mit Prozessmodellen die IT steuern und betreiben, ist im Mittelstand eine bodenständige und manchmal sehr überschaubare Organisation für die IT zuständig. Hier sind flexible Benchmarking- Modelle gefordert.

Bei starren Modellen werden Daten zu Organisationsbereichen eingefordert, die beim Mittelständler manchmal von einem einzigen Mitarbeiter in Personalunion erledigt werden. Die Umrechnung der Arbeitsanteile für diese Aufgaben „zerteilt“ die Person in Bruchstücke. Die Aussagekraft einer solchen Untersuchung geht gegen Null. Auch die geforderten Abteilungen sind manchmal nicht klar abgegrenzt, was die Kostenzuteilung erschwert. Manche Bereiche oder Abteilungen sind im Mittelstand bewusst nicht besetzt. Auch hier muss das Modell flexibel reagieren und darf nicht - wie es bei älteren Modellen durchaus üblich ist - einfach keine Kosten in diesem Bereich annehmen. Eine solche Methode würde bei der Mittelwertberechnung fatale Fehlbeurteilungen bewirken. Mittelständische Unternehmen benötigen maßgeschneiderte Benchmarking-Modelle.

Diese Flexibilität muss sich auch bei den Vergleichen zeigen. Die jeweilige Unternehmenssituation muss abgebildet werden. Dies ist in einem starren Modell schwierig, da sich gerade im Mittelstand nur selten wirklich vergleichbare Unternehmen finden. Erst wenn das Modell so flexibel ist, dass die jeweilige Aufgabe (also zum Beispiel der Serverbetrieb) verglichen werden kann, sind Vergleiche sinnvoll und die Umsetzungsvorschläge realisierbar.

Nach dem Benchmarking beginnt die eigentliche Arbeit. Denn zu jedem Benchmarking gehören konkrete Projektvorschläge, die es dem Unternehmen ermöglichen, kurzfristig die Kosten zu senken und/ oder die Leistungen zu steigern. Doch Benchmarking bewirkt noch mehr: Die IT stellt damit die eigene Leistungsfähigkeit unter Beweis und macht gleichzeitig den Willen zu weiteren Verbesserungen deutlich. Allerdings nur dann, wenn die während eines Benchmarking gewonnenen Kennzahlen nach der Standortbestimmung nicht in der Schublade verschwinden.