Schatten-IT im Fokus

Kurswechsel in der Unternehmens-IT

10.05.2017
Martin Beims ist Gründer und Geschäftsführer der aretas GmbH und des Online Magazins "Der Servicekompass". Bis zur Unternehmensgründung im Jahr 2010 war er in Beratungsunternehmen für Service Management als Manager, Berater, Trainer und Coach tätig. Martin Beims ist Autor des Buchs "IT Service Management in der Praxis mit ITIL" und Mitautor weiterer Fachbücher rund um das Thema Service Management.
Die Diskussion zur Digitalisierung rückt die Schatten-IT in den Fokus der Aufmerksamkeit. Wie sehr die interne IT sich tatsächlich wandeln muss, um erfolgreich zu bleiben, wird oft unterschätzt.

CIOs und ihre Teams stehen vor großen Veränderungen und neuen Aufgabenschwerpunkten. Die alte Rollenverteilung mit dem Fachbereich als Kunden und der IT als Dienstleister verschwimmt. Digitale Geschäftsmodelle gewinnen an Bedeutung und führen in allen Lebensbereichen zur Dematerialisierung der Leistungen (z.B. Musik, Geld, Tickets…). Das führt zu einer steigenden Bedeutung der IT für den Outcome des gesamten Unternehmens. Sie entwickelt sich von einer Unterstützungsfunktion zu einer Kernfunktion für die Wertschöpfung. Die Entwicklung neuer, im digitalisierten Umfeld erfolgreicher Leistungen und Produkte rückt damit in den Mittelpunkt. Lediglich zuvor abgefragte Anforderungen der Fachbereiche zu erfüllen ist weiter notwendig, aber nicht mehr ausreichend.

Schatten-IT ist das Schreckbespenst vieler CIOs.
Schatten-IT ist das Schreckbespenst vieler CIOs.
Foto: ra2studio - shutterstock.com

In der Vergangenheit und bis heute fordern Unternehmen von den CIOs vor allem Kostenreduzierung und Stabilität. Noch vor wenigen Jahren stellten etablierte Wirtschaftsjournalisten die Frage, ob IT in Zukunft überhaupt noch eine wichtige Rolle spielen würde. IT-Organisationen erfüllten diese Anforderungen und konzentrierten sich auf Effizienz. Die Infrastruktur-Bereiche befassten sich mit der Standardisierung von Technologien und Prozessen. Die Leistungen waren dadurch zunehmend austauschbar.
Gleichzeitig setzten die Verantwortlichen in der Applikationsentwicklung viele Entwickler-Ressourcen für die Bewältigung von Betriebsaufgaben ein. Die entsprechenden Abteilungen stecken noch heute häufig zwischen langwierigen Entwicklungsprojekten und Ad-hoc-Wünschen ihrer direkten Ansprechpartner fest. In der gesamten IT versanden Innovationen in starren Strukturen und stringenten Effizienz-Vorgaben. Das Gleichgewicht zwischen Stabilität und schnellem Rollout innovativer Neu- und Weiterentwicklungen zu finden, stellt alle Beteiligten vor große Herausforderungen.

Der Druck auf die IT wächst

Die interne IT konkurriert immer häufiger mit innovativen und attraktiven Angeboten externer Provider. Deren Leistungen sind oft vergleichsweise kostengünstig und dennoch qualitativ mindestens gleichwertig. Die wirtschaftlich interessanten, innovativen, benutzerfreundlichen Cloud-Angebote sind die Ursache für großen Veränderungsdruck in der IT, denn sie liefern Lösungen für die konkreten Problemstellungen der Fachbereiche. Infolgedessen wird die interne IT nicht mehr als "natürlicher" Lieferant aller IT-Services gesehen. Sie muss sich den Vergleichen mit externen Angeboten stellen. Das führt vor allem dann zu Problemen für die Wahrnehmung bei Anwendern und Management, wenn die IT-Leistungen zu einem großen Teil aus weitgehend austauschbaren Basisleistungen bestehen.

Schatten-IT gewinnt an Bedeutung

Der Trend, mehr Angebote aus der Cloud zu beziehen hält an und verstärkt sich weiter. Der große Teil der Angebote trifft die konkreten Kundenbedürfnisse, ist flexibel buchbar und aufgrund weitgehend verfügbarer hoher Bandbreiten inzwischen alltagstauglich. Jeder Fachbereich bucht sich einfach die Leistung, die er gerade benötigt und kann diese genauso einfach wieder abbestellen. Auf lange Bindefristen verzichten viele Cloudanbieter, um Kundenwünsche besser zu erfüllen und die Eintrittsbarriere zu senken.

Wenn allerdings jeder Fachbereich die passenden Leistungen selber sucht, dann bedeutet das einen rasanten Zuwachs der Schatten-IT. In einigen Unternehmen ist bereits heute sichtbar, dass Schatten-IT sich zu einem ernsthaften Wettbewerbsfaktor für die interne IT und zum eigentlich relevanten Provider geschäftsprozessbezogener IT-Services entwickelt. Die verbliebene interne IT entwickelt sich dagegen zu einem Anbieter von Basisleistungen und Infrastrukturen und verliert erheblich an Bedeutung und Akzeptanz.

Die Unternehmens-IT als Plattform

Der erste Reflex in vielen Unternehmen ist es, die Verbreitung der Schatten-IT als Bedrohung wahrzunehmen und zu versuchen, sie mit Vorgaben und Verboten einzudämmen. Das allein wird nicht funktionieren, denn zu stark ist naturgemäß der Einfluss der wertschöpfenden Fachbereiche auf die Entscheidungen.
Stattdessen sollten CIOs ihren Einfluss in der IT wahren und stärken - allen voran bei den ThemenIT-Sicherheit und Datenschutz. Die IT muss auch überlegen, wie sie sich zu einer Plattform mit einem Angebot sinnvoller IT-Services für das gesamte Unternehmen entwickelt. Das steigert das Interesse der Verantwortlichen im Unternehmen mehr als die mühsame Recherche, der Vergleich und die Auswahl externer Angebote. Dafür muss der CIO die IT darauf vorbereiten, die neue Aufgabe anzunehmen, den stark wachsenden Markt der Lösungen zu überblicken und die Fachbereiche bei der Auswahl der passenden Angebote zu unterstützen