Für die Durchführung der digitalen Prüfungen nutzen die Finanzbehörden 14 000 Laptops, die mit der Prüfsoftware Idea von Audicon ausgestattet sind. Die Erfahrung zeigt, dass Prüfer auf die folgenden Punkte besonderen Wert legen und diese deshalb von jedem Steuerpflichtigen eingehend im eigenen Unternehmen analysiert werden sollten.
Die Finanzbehörden fordern in jedem Falle die Möglichkeit der maschinellen Auswertbarkeit der Daten, das heißt den „…wahlfreien Zugriff auf alle gespeicherten Daten einschließlich der Stammdaten und Verknüpfung mit Sortier- und Filterfunktionen unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit“. Wegen fehlender „wahlfreier Zugriffsmöglichkeit“ werden keine Reports oder Druckdateien akzeptiert. Das gilt auch für archivierte Daten, bei denen während des Archivierungsvorgangs eine „Verdichtung“ stattgefunden hat oder stattfinden könnte. Die Vielzahl der momentan verfügbaren, digitalen Archivierungs-Systeme sind dazu wohl noch ebenso wenig in der Lage wie die meisten Anbieter von FiBu-, Lohn- oder ERP-Software. Einen Lösungsansatz könnte hier der Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung bieten, zu dem weitere Informationen beim BMF unter
www.bundesfinanzministerium.de abgerufen werden können.
Der zweite entscheidende Maßstab für die Finanzbehörden ist die Revisions- und Datensicherheit. Danach müssen alle archivierten digitalen Informationen gegen jede nachträgliche Veränderung und Manipulation geschützt sein und gleichzeitig die Möglichkeit der lückenlosen, retrograden Rekonstruktion aller steuerlich relevanten Vorgänge bieten. Die gesamte IT-Architektur muss dabei in allen Prozessen nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) konzipiert sein. Wichtig ist in diesem Zusammenhang die Tatsache, dass CD-R und DVD-R von den Finanzbehörden in keinem Fall als revisionssicheres Archivmedium anerkannt werden, sondern lediglich als Transportmedium der Datenträgerüberlassung.
Mehrwert schaffen
Die Finanzbehörden helfen bei der Auswahl der passenden Lösung nicht, da sie selbst keine Systeme zertifizieren. Auch sind Unternehmen einfach zu unterschiedlich, es existiert kein Königsweg. Dennoch sollten Unternehmer alle steuerrelevanten Daten über den gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum von sechs beziehungsweise zehn Jahren revisionssicher archivieren und ohne erheblichen Aufwand und Kosten wieder lesbar und maschinell auswertbar machen können.