Bei der Klassifikation von Produkten und Dienstleistungen sowie der technischen Beschreibung von Gütern kommt hierzulande überwiegend E-Class zum Einsatz. Für vielversprechend hält Bullinger auch die Opentrans-Initiative, die einen Standard für den Austausch und die Verarbeitung von Angeboten, Aufträgen, Lieferavis und Rechnungen verabschiedet hat. Die weitreichende Kompatibilität von Opentrans mit anderen Standardisierungsinitiativen wie ebXML, xCBL oder Rosettanet lasse eine hohe Akzeptanz erwarten.
Ein Forum des Kongresses beschäftigte sich mit der Frage nach der Wirtschaftlichkeit von E-Procurement-Projekten. Leider fanden bei diesem Thema nur wenige so deutliche Worte wie Bernhard Deppe, Leiter Corporate Purchase Management der Hella KG Hueck & Co. Der Manager ist bei dem Lippstädter Automobilzulieferer im Bereich Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie Dienstleistungen für ein jährliches Einkaufsvolumen von rund 41 Millionen Euro verantwortlich. Während viele Anwender gerne verschweigen, dass ein deutlicher Teil dieser Einsparungen durch Personalreduzierungen erreicht wird, scheut sich Deppe nicht, dieses Thema offen anzusprechen.
Die Ängste der beteiligten Einkäufer, sie würden sich selbst wegrationalisieren, seien nicht einfach von der Hand zu weisen. „Hier bringt es nichts, mit verdeckten Karten zu spielen und zu glauben, man könne die teilweise berechtigten Ängste der Mitarbeiter mit Desinformation ausräumen“, so der Chefeinkäufer. Bei Hella ist durch die Straffung der Abläufe bei der C-Teile-Beschaffung der Personalstand von vorher 28 auf heute 14 Mitarbeiter gesunken.
Controlling erspart Genehmigungsverfahren
Für Hella lohnt sich das E-Procurement nicht nur wegen niedrigerer Produktpreise, die sich durch Bündelungseffekte einstellen, sondern vor allem aufgrund geringerer Prozesskosten. Diese entstehen durch den Wegfall einzelner Prozessschritte, beispielsweise aufwändige Genehmigungsverfahren, sowie die Automatisierung des Workflow. Mittlerweile kann das Unternehmen auf 43 Lieferantenkataloge zugreifen, wobei die Zulieferer die Kosten für den Aufbau der Kataloge selbst trugen.
Der Automobilzulieferer verzichtete bei der Umsetzung seines E-Procurement-Projekts sowohl auf Genehmigungsverfahren als auch auf Kostenobergrenzen bei der Bestellung. Risiken sieht Deppe hier keine, zumal Fehlentwicklungen spätestens beim Controlling auffielen und über ein monatliches Reporting an die Kostenstellenverantwortlichen gemeldet würden. Die dadurch erhöhte Transparenz sorge im Gegenteil dafür, dass nichts für den privaten Verbrauch der Mitarbeiter abgezweigt werden könne.