Viele Anwenderfirmen benötigen keine digitale Unterschrift, sondern einen elektronischen Zeitstempel als rechtsgültigen Nachweis für die unverfälschte Speicherung eines Formulars. Zu ihnen zählt die Firma RWE Trading, die wie der Krankenkassenverband in Essen beheimatet ist. Die Tochterfirma des RWE-Konzerns handelt mit Strom, Gas, Öl und Kohle. Die Lösung wurde jedoch zunächst nur für den Stromhandel eingeführt. Handelspartner sind typischerweise Energieerzeuger.

Die Beteiligten haben bisher per Fax Papier hin- und hergeschickt, um Stromgeschäfte abzuschließen. Pro Jahr kommen so 250.000 Seiten zusammen. Die Handelspartner erhalten von RWE Trading auch weiterhin ein Fax, jedoch hat die Firma ihre internen Workflows auf elektronische Dokumente umgestellt. "Im Moment des Faxversands legen wir das elektronische Dokument nebst Zeitstempel im Archiv ab", erläutert der Projektverantwortliche Michael Baumeyer das Verfahren. So ist der Stromhändler in der Lage, einen rechtsgültigen Nachweis für einen Geschäftsabschluss zu erbringen, sollte dies in einem Streitfall einmal erforderlich sein. Auch die Rechnungsstellung wickelt das Unternehmen nach einem ähnlichen Verfahren ab. RWE Trading verwendet die Dokumenten-Management-Software von Saperion sowie eine Signaturlösung des Sicherheitsspezialisten Authentidate International AG. Letztere hat ihre Zeitstempelsysteme von der Regulierungsbehörde für Telekommunikation und Post (RegTP) zertifizieren lassen. Sie genügen damit dem deutschen Signaturgesetz sowie den europäischen Richtlinien.

Wie einige andere DMS-Hersteller hat auch Hyparchiv seine gleichnamige Software so erweitert, damit diese Zeitstempel und Signaturen verarbeiten kann. Dies funktioniert nach Angaben des Anbieter auch in Verbindung mit selbsttragenden Medien. Dabei handelt es sich um Datenträger wie etwa CD-ROMs, auf denen Dokumente inklusive der entsprechenden Anzeigeprogramme revisionssicher abgelegt sind. Der Anwender benötigt somit keinen Zugriff auf die DMS-Software, um auf die archivierten Inhalte etwa bei einem Systemausfall zuzugreifen. Zudem schützt dieser Medientypen Firmen davor, im Falle einer Insolvenz des Softwarelieferanten Archive nicht mehr nutzen zu können.