Anwenderunternehmen wie beispielsweise die Krankenkassen machen sich das deutsche Signaturgesetz zunutze, um Unmengen an Papier einzuscannen und in Dokumenten-Archivsystemen abzuspeichern. Statt Papiere zu wälzen, sollen Sachbearbeiter Schriftstücke am Bildschirm bearbeiten können. Laut Gesetzgeber darf ab August 2004 das Original weggeworfen werden, wenn das eingescannte Formular mit einer qualifizierten digitalen Unterschrift versehen wurde.

Die Krankenkassen wollen im Zuge der Umstellung auf Dokumentarchive auch gleich ihre Arbeitsabläufe optimieren, so etwa bei der Meldung der Anzahl der versicherten Personen im Rahmen des Risikostrukturausgleichs. Hierzu müssen die Kassen eine große Zahl an Meldebögen an Versicherte versenden und die ausgefüllten Formulare danach erfassen. Die Auswertung der Daten auf Papier erweist sich als sehr aufwändig. Durch das elektronische Erfassen der Versichertendaten lässt sich der Vorgang effizienter gestalten.

Die Betriebskrankenkasse (BKK) Mobil Oil aus Hamburg trägt ihre Papierarchive ab, indem sie die Formulare einscannt und elektronisch signiert. Künftig soll auch der gesamte Posteingang elektronisch eingelesen und abgespeichert werden, beschreibt André Bernhorst, Abteilungsleiter IT-Service, den nächsten Schritt. Die Kasse verwendet das Dokumenten-Management-System (DMS) "Docuware 4.5b" des gleichnamigen Anbieters und eine Signaturlösung der Telekom-Tochter Telesec.

Auch der Bundesverband der Betriebskrankenkassen (BKK Bundesverband) aus Essen nutzt Signaturtechnik in einem Pilotprojekt in der Einkaufsabteilung. Die Mitarbeiter können Dokumente im Portable Document Format (PDF) direkt im "Adobe Reader" signieren. Hierzu verwenden sie eine Smartcard in Verbindung mit dem Signierwerkzeug der Firma Signcubes. Der entsprechende Kartenleser ist in die PC-Tastatur integriert. Die unterschriebenen Formulare archiviert die Organisation mit Hilfe der DMS-Lösung des Herstellers Elo Digital Office.

Adobes Dateiformat bietet die Möglichkeit, Signaturen zu speichern. Für die Workflow-Steuerung nutzt die Elo-Software zudem Meta-Daten der PDF-Dateien. Der Verband hat sich zum Ziel gesetzt, sämtliche internen Papierformulare durch eine elektronische Vorgangsbearbeitung zu ersetzen. Prinzipiell könnten die im Kassenverband organisierten Versicherungen auch den Kunden eine Smartcard zur Verfügung stellen, um sie so in das elektronische Formularwesen mit einzubeziehen. "Wir warten ab, weil das Bundesgesundheitsministerium eine Gesundheitskarte angekündigt hat", erläutert BKK-Verwaltungsdirektor Detlef Prinz.

Eine Vielzahl von Krankenkassen kann künftig Signaturtechnik für die Massenbelegerfassung nutzen. IS KV, ein Software- und Systemhaus für 300 mittelständische Betriebs-, Innungs- und Ersatzkrankenkassen, hat einen Rahmenvertrag mit dem Signaturspezialisten Authentidate abgeschlossen. Dessen Module zur digitalen Unterschrift sind an die Lösungen der Scan-Anbieter Dicom, Kofax, Océ, OCR und Unicomputer angepasst worden. Das Trust-Center sowie die Smartcards und Lesegeräte können die Kassen selbst aussuchen.

Auf einen Schlag werden die Unternehmen jedoch nicht vom Papier- auf das digitale Archiv umsteigen. "Die Einführung zieht sich über die nächsten Jahre hin", schätzt Dirk Wagner, Bereichsleiter für Kassensoftware bei der in Essen beheimateten IS KV. Die Neuerung betrifft nicht nur die Krankenkassen, sondern auch die von ihnen beauftragten Scan-Dienstleister, denn vor allem kleine Versicherungen haben die Belegerfassung ausgelagert. An einer Weiterentwicklung der Signaturlösung arbeitet Wagners Team bereits: Künftig sollen Anwender in den Kassen in der Lage sein, Finanzbelege mehrfach digital zu unterschreiben. Eine entsprechende Workflow-Lösung erlaubt es dann, dass beispielsweise Finanzbelege sowohl von Sach- als auch von Abteilungsleitern elektronisch abgezeichnet werden können.

Elektronischer Zeitstempel gilt als Nachweis