Personalkosten bereiten viel Bauchschmerzen
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Damit ist jetzt auch der Punkt genannt, der in den meisten IT-Abteilungen im Zuge einer Kostenermittlung die meisten Bauchschmerzen verursachen dürfte und den Rest der noch fehlenden 15 Euro - um auf die ambitionierten, aber nicht unerreichbaren 100 Euro Gesamtkosten pro Monat zu kommen. Welcher IT-Leiter oder Controller kann schon genau sagen, welcher Anteil der Personalkosten welchem IT-Produkt zuzuordnen ist? Und selbst wenn er es sagen könnte, wäre dies in der Regel nur eine Momentaufnahme.
Deshalb wird auch beim Personal sehr häufig mit Durchschnittskostensätzen kalkuliert, denn ansonsten würden sich die Produktpreise jeden Monat, vielleicht auch jeden Tag verändern. Außerdem könnten Unterschiede in der Produktivität, zum Beispiel durch die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters, nicht "ausgebügelt" werden.
Welche Rolle spielt der Mitarbeitereinsatz?
Der Mitarbeitereinsatz ist aber ein wichtiger Hebel, an dem angesetzt werden sollte: Zunächst einmal muss Transparenz geschaffen werden, welche Mitarbeiter ihre Arbeitszeit auf welche Produkte buchen können. Über einen Zeitraum von zum Beispiel einem Jahr müssen die Durchschnittswerte für die Kostenbetrachtung erhoben werden. Dies sollte jährlich überprüft werden. Signifikante Abweichungen lassen sich so in der Regel leicht erklären, beispielsweise durch die Einführung einer neuen Applikation oder eine zentrale Infrastrukturmaßnahme, etwa bedingt durch den Wechsel eines Hardwareherstellers.
Außerdem lassen sich die so ermittelten Zahlen leicht für einen Benchmark mit anderen Unternehmen nutzen. Wenn etwa im Unternehmen bei vergleichbaren Rahmenbedingungen erheblich mehr Zeit für die Erstellung der Basis-Images für die Hardware aufgewendet werden muss, dann lässt sich möglicherweise daraus folgern, dass die Prozesse nicht optimal justiert sind, falsche Tools verwendet werden oder schlicht der Standardisierungsgrad bei der Client-Hardware verbesserungsfähig ist (wenn sich etwa der IT-Kunde aus vielen verschiedenen Herstellern und Modellen nach Gusto seine Basishardware und die eingesetzten Applikationen aussuchen darf.