Wie sich IT-Kosten wirklich zusammensetzen
Doch wie setzen sich die IT-Kosten des Mittelstands zusammen und welcher Block erzeugt die größten "Bauchschmerzen"? Einfach zu erklären sind zunächst einmal einige kleinere Kostenpositionen. Dazu gehören zum ersten die Finanzierungskosten für die Hardware, die eine Privatperson gerne außer Acht lässt, denn eine Null-Prozent-Finanzierung für den Fall, dass ein Unternehmen den Kaufpreis nicht sofort entrichtet, ist eher die Ausnahme.
Als weitere Kostenfaktoren sind betriebssystemnahe Softwarelizenzen wie beispielsweise Antivirus-Software und User- oder Device-Client-Access-Licences sowie Umlagen zu nennen, wie sie zum Beispiel für die Leistungen des zentralen Einkaufs anfallen. Dies kann in Summe mit 7,50 Euro pro Monat zu Buche schlagen, möglicherweise sogar mehr. Hinzu kommen die Lizenzkosten für Anwendungssoftware wie beispielsweise eine Office-Lösung oder ein Programm zur Erstellung von PDF-Dateien. Je nach Größe des Unternehmens und Verhandlungsgeschick gegenüber großen Softwarelieferanten kann hier eine Summe von etwa 15 Euro pro Monat auflaufen.
Die Sachkosten für einen PC sind vielfältig
Damit ist aber noch nicht das Ende der direkt zuordenbaren Sachkosten für den PC erreicht. Denn der PC wird über das lokale Netz mit dem Unternehmensnetz verbunden, damit der Mitarbeiter Server-Anwendungen wie beispielsweise SAP-Software nutzen, per E-Mail kommunizieren oder einfach Netzressourcen wie Datenbanken, File-Server und das Intranet verwenden kann.
Diesen Aspekt lässt der Laie bei seiner Kostenbetrachtung regelmäßig außer Acht. Würde er die Kosten seines DSL-Anschlusses zu Hause mit einbeziehen, hätte er auch einen Kostenblock von 15 Euro pro Monat für den Netzzugriff. Hier verschwimmt aber auch spätestens die Grenze zu den scharf als Sachkosten zu bezeichnenden Positionen - obwohl auch in den vorgenannten Positionen schon Personalkosten verborgen sein können.
Lizenzen und Umlagen nicht vergessen
Im Unternehmen kommen dann noch die Kosten hinzu für das Weitverkehrsnetz (WAN), den Internet-Zugang, die Kosten für den E-Mail-Account, File-Server, die Softwareinfrastruktur etc. Insgesamt belaufen sich die Ausgaben hier auf bis zu 50 Euro pro Monat. Diese Aufwendungen setzen sich wiederum aus Hardware, Abschreibungen, Lizenzen, kalkulatorischen Raumkosten, Umlagen für Mieten, Umlagen für das Rechenzentrum und nicht zuletzt den Personalkosten für den Betrieb zusammen.
- IT-Kosten im Umlageverfahren
Üblicherweise schlüsseln Unternehmen ihre IT-Arbeitsplatzkosten je Kostenstelle auf. Doch Umlagevereinbarungen verwässern die Analyse. Wofür die Anwender im Detail zahlen, bleibt ihnen in der Regel verborgen. Auf den folgenden Bildern finden sie die wichtigsten Kostenarten.(Quelle. Lexta Consultants) - Abschreibungen für Hardware- und Lizenzen
Beim Aufsetzen einer IT-Produktkostenrechnung empfiehlt es sich, das Anlagenverzeichnis der IT-Kostenstellen zu durchforsten und den jeweiligen IT-Services zuzuordnen. Erschrecken Sie nicht, wenn Sie auf jede Menge alte und falsch zugeordnete Anlagegüter stoßen. Nutzen Sie die Gelegenheit für einen Clean-up! Wenn die geplante Nutzungsdauer eines Servers sehr stark von der steuerlich motivierten Abschreibungsdauer abweicht, sollten kalkulatorische Abschreibungen auf Basis der realistisch geplanten Nutzungsdauer ermittelt werden - Wartung und Support durch Hersteller und Dienstleister
Häufig stellen Hersteller die Kosten für die Wartung jährlich in Rechnung. Um die IT-Produktkostenrechnung auch unterjährig als Steuerungsinstrument nutzen zu können, sollten Sie die jährlichen Wartungskosten auf zwölf Monate normalisieren. - Umlage Rechenzentrum
Bei der Ermittlung der Rechenzentrumskosten ist die verursachungsgerechte Zuordnung oft schwierig, insbesondere wenn für das RZ kein extra Stromzähler existiert, wenn die Miete für die Büroräume auch das Rechenzentrum einschließt und wenn zum Beispiel die Überwachung der RZ-Infrastruktur von anderen Unternehmensbereichen geleistet wird. Sind die Kosten jedoch einmal ermittelt, werden sie durch eine geeignete Bezugsgröße, zum Beispiel qm oder Höheneinheiten im 19-Zoll-Rack, geteilt und den einzelnen IT-Services zugeordnet. - Internes Personal
Die internen Personalkosten eines IT-Services können, wenn vorhanden, aus Zeitaufschreibungen ermittelt werden. Unserer Erfahrung nach liefern auch Schätzungen der Teamleiter gute Ergebnisse. Wichtig ist, den Zeitaufwand des IT-Betriebs von den Projekten zu trennen. Der Ansatz von durchschnittlichen Vollkosten des CIO-Bereichs hat sich in der Praxis als ausreichend genau erwiesen. Aufwände für Mitarbeiterführung und Leitung werden nach dem Gießkannenprinzip auf alle IT-Services verteilt. (Quelle aller Angaben: Lexta Consultants) - IT-Kosten im Umlageverfahren
Üblicherweise schlüsseln Unternehmen ihre IT-Arbeitsplatzkosten je Kostenstelle auf. Doch Umlagevereinbarungen verwässern die Analyse. Wofür die Anwender im Detail zahlen, bleibt ihnen in der Regel verborgen. Auf den folgenden Bildern finden sie die wichtigsten Kostenarten.(Quelle. Lexta Consultants) - Abschreibungen für Hardware- und Lizenzen
Beim Aufsetzen einer IT-Produktkostenrechnung empfiehlt es sich, das Anlagenverzeichnis der IT-Kostenstellen zu durchforsten und den jeweiligen IT-Services zuzuordnen. Erschrecken Sie nicht, wenn Sie auf jede Menge alte und falsch zugeordnete Anlagegüter stoßen. Nutzen Sie die Gelegenheit für einen Clean-up! Wenn die geplante Nutzungsdauer eines Servers sehr stark von der steuerlich motivierten Abschreibungsdauer abweicht, sollten kalkulatorische Abschreibungen auf Basis der realistisch geplanten Nutzungsdauer ermittelt werden - Wartung und Support durch Hersteller und Dienstleister
Häufig stellen Hersteller die Kosten für die Wartung jährlich in Rechnung. Um die IT-Produktkostenrechnung auch unterjährig als Steuerungsinstrument nutzen zu können, sollten Sie die jährlichen Wartungskosten auf zwölf Monate normalisieren. - Umlage Rechenzentrum
Bei der Ermittlung der Rechenzentrumskosten ist die verursachungsgerechte Zuordnung oft schwierig, insbesondere wenn für das RZ kein extra Stromzähler existiert, wenn die Miete für die Büroräume auch das Rechenzentrum einschließt und wenn zum Beispiel die Überwachung der RZ-Infrastruktur von anderen Unternehmensbereichen geleistet wird. Sind die Kosten jedoch einmal ermittelt, werden sie durch eine geeignete Bezugsgröße, zum Beispiel qm oder Höheneinheiten im 19-Zoll-Rack, geteilt und den einzelnen IT-Services zugeordnet. - Internes Personal
Die internen Personalkosten eines IT-Services können, wenn vorhanden, aus Zeitaufschreibungen ermittelt werden. Unserer Erfahrung nach liefern auch Schätzungen der Teamleiter gute Ergebnisse. Wichtig ist, den Zeitaufwand des IT-Betriebs von den Projekten zu trennen. Der Ansatz von durchschnittlichen Vollkosten des CIO-Bereichs hat sich in der Praxis als ausreichend genau erwiesen. Aufwände für Mitarbeiterführung und Leitung werden nach dem Gießkannenprinzip auf alle IT-Services verteilt. (Quelle aller Angaben: Lexta Consultants)