Zunächst müssen Richtlinien entwickelt und implementiert werden, die die Nutzung von Software und Internet regeln. Sie sollten Vereinbarungen zu privat angeschaffter Software sowie zum Herunterladen von Programmen aus dem Internet einschließen. Verbindliche schriftliche Arbeitsanweisungen müssen die für das Lizenz-Management relevanten Prozesse dokumentieren. Dies gilt insbesondere für solche Prozesse, die das Hard- und Software- sowie das Lizenzinventar betreffen. Die Verantwortung ist klar zu regeln und in einer Abteilung zusammenzuführen. Erfahrungsgemäß ist es sinnvoll, die IT-Abteilung mit entsprechenden Kompetenzen auszustatten. Die Arbeitsanweisungen sollten ausdrücklich verbieten, Software ohne Kenntnis der für das Lizenz-Management verantwortlichen Abteilung zu beschaffen. Durch seine Unterschrift bestätigt jeder Mitarbeiter die Kenntnisnahme sowie die Einhaltung der Richtlinien und Arbeitsanweisungen.
Säule 2: Hard- und Softwareinventar
Ausgangspunkt für jedes Lizenz-Management ist das Wissen um die exakten Bestandszahlen: Wieviele PCs sind im Netzwerk und im „Stand-alone-Betrieb“ vorhanden? Welche Software wird wie oft genutzt? Diese Zahlen müssen in ein stets auf dem aktuellen Stand zu haltendes Hard- und Softwareinventar einfließen. Größere Unternehmen sollten die Bestände zudem nach Abteilungen oder Standorten trennen. Darüber hinaus empfiehlt es sich, PCs und Software jeweils einzelnen Anwendern zuzuweisen. Zur Kontrolle ist in regelmäßigen Abständen eine Hard- und Softwareinventur mit professionellen Tools, beispielsweise einer Asset-Management-Software, angebracht. Manuelle Kontrollen lassen sich dadurch aber nicht vollständig ersetzen.
Säule 3: Lizenzinventar
Sämtliche Softwarelizenzen, die das Unternehmen angeschafft hat, müssen mitsamt den Informationen zu den jeweiligen Versionen und zu Besonderheiten der speziellen Bedingungen erfasst und fortlaufend aktualisiert werden. Soweit keine organisationsweit einheitliche Konfiguration besteht, sollten den einzelnen Lizenzen jeweils spezifische User zugeordnet werden. So lässt sich beispielsweise sicherstellen, dass durch Arbeitsplatzwechsel oder Ausscheiden eines Mitarbeiters frei werdende Lizenzen möglichst bald wiederverwendet werden können. Nur aufgrund eines aktuellen und vollständigen Inventars kann zweifelsfrei entschieden werden, ob die Neuanschaffung einer Lizenz notwendig ist. In diesem Zusammenhang sollte geregelt werden, dass die Personalabteilung zeitnahe standardisierte Meldungen an die lizenzverwaltende Abteilung schickt, sobald ein Mitarbeiter neu eingestellt wird oder ausscheidet.
