Die Umfrage

Vor allem kleinere Betriebe kümmern sich viel zu wenig um das Thema Lizenz-Management. Zu diesem Ergebnis kommt eine unlängst von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG vorgenommene Umfrage unter mittelständischen Unternehmen, die auf mehr als 200 online ausgefüllten Fragebögen basiert. Von den IT-Leitern in Deutschland ansässiger Organisationen stufen demnach 40 Prozent das eigene Lizenz-Management als verbesserungswürdig ein. 28 Prozent bewerten es sogar als schlecht. Vielfach mangelt es bereits an grundlegenden Voraussetzungen für die Implementierung eines Lizenz-Managements: der Unterstützung durch die Geschäftsleitung und einer ausreichenden Beteiligung der IT-Fachabteilung an den Entscheidungen über die Softwarebeschaffung. Häufig existieren keinerlei Regeln zur Nutzung von Software und Internet, oder wenn doch, so sind sie den Mitarbeitern nicht selten unbekannt. Auswahl und Beschaffung erfolgen oft kurzfristig bedarfsorientiert und

unstrukturiert. Die vollständige Umfrage der KPMG kann als PDF-Version unter www.kpmg.de heruntergeladen werden.

Ein wirksames Lizenz-Management ruht auf vier Säulen: den organisatorischen Regelungen, einem aktuellen Hard- und Softwareinventar, einem ebensolchen Lizenzinventar sowie einer gut strukturierten Bedarfsplanung und Beschaffung. Der Begriff Lizenzinventar bezieht sich hier auf das Erfassen der Softwarenutzungsrechte, während im Softwareinventar die tatsächlich auf den PCs installierten Programme verzeichnet sind.

Die vier genannten Kriterien formulieren Grundvoraussetzungen, die die handelsrechtlichen und steuerlichen Grundsätze einschließen, teilweise aber weit darüber hinausgehen. Im Folgenden sollen sie detaillierter beschrieben werden.

Säule 1: Richtlinien und Anweisungen